Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Kategoria I budżetu to zgodnie z umową o dofinansowanie Działania - koszty personelu PRR, do których zalicza się koszty związane z techniczną obsługą projektu, jak również koszty usług merytorycznych na rzecz projektu wykonywanych na podstawie umów cywilno -  prawnych. Jeśli pozycja ta została zaplanowana w budżecie w kat. I to należy rozumieć, iż jest to usługa merytoryczna na rzecz  projektu, która będzie zrealizowana na podstawie umów cywilno - prawnych z osobami fizycznymi. A zatem w przypadku gdy  ze strategii/założeń projektu wynika, iż jest to zadanie które może lub  powinno być wykonane przez BO projektu - będzie możliwe uznanie takich kosztów za kwalifikowalne.

 

Zgodnie z już udzieloną odpowiedzią na pyt. Nr 185 informujemy, iż jeśli wniosek dotyczy ostatniej transzy przewidzianej w harmonogramie płatności i jest przedłożony w planowanym terminie przed zakończeniem projektu to wystarczy rozliczyć 70% dotychczas otrzymanych środków.

Natomiast wniosek o płatność końcową z koniecznością rozliczenia 100% poniesionych wydatków dotyczy sytuacji związanej z rozliczeniem końcowym projektu w terminie do dwóch miesięcy po zakończeniu realizacji Dzialania.

 

W każdej z opisanych sytuacji jest możliwe uznanie za kwalifikowalne wydatków na usługi świadczone przez powstałe w ramach projektu - spółdzielnie socjalne. Dla spółdzielni socjalnych będą to przychody z działalności gospodarczej, które są zobowiązani przeznaczyć na dalsze funkcjonowanie spółdzielni. Jednakże wybierając te spółdzielnie jako wykonawców usług świadczonych w czasie konferencji  należy kierować się kryterium efektywności wydatkowania środków PIW EQUAL - tzn. cena usług zrealizowanych przez te spółdzielnie musi być konkurencyjna (co najmniej nie wyższa od ceny takich usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne).

 

W opisanej sytuacji nie ma przeszkód, aby ta sama osoba była Beneficjentem Ostatecznym w dwóch projektach PIW EQUAL.

 

Ad. 1 - Finansowanie w ramach projektu kosztów opieki nad dziećmi lub osobami zależnymi jest uzasadnione, jeśli służy to wyeliminowaniu bariery nie pozwalającej BO uczestniczyć w projekcie. Finansowanie kosztów opieki na dziećmi BO odbywa się zgodnie z zasadami zawartymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II). Przedstawiona propozycja nie znajduje odzwierciedlenia w tych zasadach, a zatem należałoby przede wszystkim rozważyć następujące kwestie:

• Czy i dlaczego dzieci nie mogą pozostać w miejscu zamieszkania, np. pod opieką opiekunów, o których mowa w pytaniu,
• Czy szkolenie musi odbywać się poza miejscem zamieszkania.

Jeśli przedstawione rozwiązanie problemu opieki nad dziećmi BO jest jedyne możliwe do zastosowania po to by umożliwić Beneficjentom udział w szkoleniach - należy wystąpić do KSW ze szczegółowym opisem sytuacji, kalkulacją kosztów takiego przedsięwzięcia - KSW wspólnie z IZ podejmie stosowną decyzję.

Ad. 2 - właściwym do rozstrzygnięcia tego problemu jest organ podatkowy.

 

KSW nie jest właściwym podmiotem do decydowania o tym czy za wykonanie określonej usługi dany podmiot musi wystawić fakturę VAT i jaką stawkę podatku ma zastosować. Właściwy jest Urząd Skarbowy.. KSW podejmuje decyzje i wyraża opinie z punktu widzenia zasad obowiązujących przy realizacji projektu - jeśli strony wiąże umowa, to powinna określać co i za jaką kwotę usługodawca ma zrealizować. Do rozliczenia we wniosku o płatność należy przedstawić umowę, dowód zrealizowania usługi, fakturę lub rachunek i dowód zapłaty. Sama umowa na wykonanie usługi nie jest dowodem, iż usługa została wykonana i zapłacona. A zatem do rozliczenia potrzebna jest n/zdaniem albo faktura albo rachunek - decyzję podjąć musi wykonawca usługi.

 

Wszelkie koszty związane z procesami sądowymi są niekwalifikowalne, a zatem podmiot pełniący funkcję Administratora musi pokryć je z własnych środków (przynajmniej do czasu ewentualnego zwrotu tych kosztów przez pozwanego). W przypadku nie odzyskania należności od BO w okresie realizacji projektu - wydatek w części przypadającej na danego BO powinien być uznany za niekwalifikowalny i jako taki uwzględniony najpóźniej w rozliczeniu końcowym. A zatem ewentualna egzekucja należności po rozliczeniu końcowym - będzie egzekucją na rzecz podmiotu pełniącego funkcję Administratora w projekcie PIW EQUAL.

 

Podręcznik kwalifikowalności wydatków (wersja II) - w części „Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych” - reguluje zasady rozliczania wydatków związanych z dojazdami BO: publicznymi środkami transportu, samochodem prywatnym i ewentualnie transportem zbiorowym. Jeśli natomiast proponujecie Państwo rozliczenie kosztów dojazdu BO w sposób nie przewidziany w Podręczniku, należy zwrócić się do Opiekuna o akceptację rozliczenia kosztów dojazdów na zasadach stosowanych w PIW EQUAL dla podróży samochodem służbowym, tj. rozliczenie udokumentowanego kosztu zakupu paliwa dla określonej liczby kilometrów przejechanych na wskazanej trasie określonym samochodem. Ponadto, należy też w oświadczeniu uzasadnić konieczność dojazdu samochodem pracodawcy zamiast środkami komunikacji publicznej i wyjaśnić dlaczego nie było możliwe uczestnictwo BO w kursach na miejscu w Ełku.

 

Uregulować należność za kurs lub szkolenie przed jego rozpoczęciem lub zapłacić zaliczkę na kurs można, ale nie ze środków projektu. Nie można sfinansować ze środków PIW EQUAL należności za kurs lub szkolenie BO przed jego rozpoczęciem – rozliczenie wydatku ze środków projektu musi dotyczyć usługi wykonanej. Również ewentualną zaliczkę można rozliczyć ze środków projektu dopiero po wykonaniu usługi, której ta zaliczka dotyczy (przedstawia się wówczas do rozliczenia fakturę zaliczkową i fakturę wyrównującą do całkowitej ceny usługi).

 

Co do zasady wydatek na zakup samochodu w PIW EQUAL jest nie kwalifikowalny. Niemniej jednak, wyłącznie w sytuacji gdy podmiot otrzymuje dotację na rozpoczęcie działalności gospodarczej - może wystąpić do IZ za pośrednictwem KSW o zgodę na sfinansowanie w ramach tej dotacji zakupu samochodu niezbędnego do prowadzenia podstawowej działalności gospodarczej firmy. Wniosek/prośbę ze szczegółowym uzasadnieniem należy skierować do KSW.
Wyjaśniamy, iż w przypadku uzyskania zgody IZ - zakup samochodu musi spełniać wszystkie warunki kwalifikowalności wydatków, a samochód podlegać będzie zasadom użytkowania określonym dla środków trwałych w PIW EQUAL.

Natomiast wydatek na zakup roweru w ramach stypendium celowego dla BO może być uznany za kwalifikowalny, jeśli jest to zgodne z dokumentacją projektu, z regulaminem udzielania wsparcia BO w ramach danego projektu i zostanie właściwie uzasadnione oraz udokumentowane.

 

W opisanej sytuacji możliwe jest sfinansowanie kosztów niektórych wysokospecjalistycznych szkoleń w kwotach powyżej planowanego średniego kosztu, o ile jest to uzasadnione z punktu widzenia założeń i celów projektu, nie powoduje zmniejszenia liczby Beneficjentów, a w przypadku konieczności zmiany w budżecie – zostanie ona przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi zasadami.

 

Rekordy w formularzu elektronicznym do wpisywania danych dla PEFS można modyfikować. Jeżeli BO powrócił do projektu, to należy dodać mu kolejną pozycję wsparcia oraz zmodyfikować dane dotyczące zakończenia udziału w projekcie. Nie należy danej osoby wpisywać więcej niż raz.

Można pracować na jednym pliku danych formularza BO wysyłając co jakiś czas do KSW zaktualizowaną wersję. W przypadku próby wpisania powtórnie tego samego numeru PESEL, program będzie informował o błędzie.

 

Udzielenie pomocy publicznej jest z punktu widzenia rozliczeń i kwalifikowalności wydatków zagadnieniem wtórnym do zagadnienia udzielenia dotacji na uruchomienie działalności gospodarczej dla spółdzielni. Należy podpisać stosowną umowę dotyczącą udzielenia dotacji, w której określi się m.in. na co ta dotacja i w jakim terminie powinna być przeznaczona, wydatkowana i rozliczona. Zarówno w sprawie pomocy publicznej jak i w sprawie udzielenia dotacji sugerujemy zapoznanie się z odpowiednimi zapisami Podręcznika kwalifikowalności wydatków - wersja II.

Zwracamy uwagę, iż zgodnie z zapisami tego Podręcznika „Partnerstwo składając do Krajowej Struktury Wsparcia wniosek o płatność zobowiązane jest do rozliczenia wszystkich wydatków, także dotacji na działalność przedsiębiorstwa społecznego lub rozpoczęcie własnej działalności. Dotacja taka wykazywana jest jako jedna pozycja we wniosku o płatność, natomiast dokumentacja potwierdzająca poniesienie wydatków powinna zawierać: kopie umowy na podstawie której przekazywana została dotacja, rozliczenie przekazanej dotacji (lub jej transzy) oraz kopie dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków przez beneficjenta ostatecznego.”. A zatem „problem końca roku” dotyczy również dotacji dla spółdzielni, przy czym zwracamy uwagę na to, że dotacja może być wypłacana transzami.

 

Problem został sformułowany bardzo ogólnie, niemniej jednak w sprawie kwalifikowalności świadczeń na rzecz Beneficjentów Ostatecznych należy kierować się:

• Zasadami zawartymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II),
• Strategią, założeniami i budżetem projektu,
• Opracowanym na potrzeby projektu regulaminem wypłaty świadczeń na rzecz BO (zob. Komunikat specjalny nr 55 z dnia 25.05.2006 r.).

W razie wątpliwości powinniście się Państwo skonsultować z Opiekunem projektu.

 

O kwalifikowalności wydatku decyduje przede wszystkim zgodność danego przedsięwzięcia ze strategią projektu i budżetem projektu, a także, jak w tym przypadku, spełnienie przez byłych BO warunków uczestnictwa w spotkaniu. Jeśli spotkanie podsumowujące było zaplanowane i przewidziano w budżecie środki na ten cel, to Administrator musi sam ocenić czy są jakieś przeciwwskazania dotyczące udziału byłych BO w tym spotkaniu.

Podstawą uznania za kwalifikowalne kosztów uczestnictwa w spotkaniu będzie ich właściwe udokumentowanie, w tym m.in. powinna być umowa cywilno – prawna lub pisemne zaproszenie do wzięcia udziału w konkretnym spotkaniu skierowane do konkretnej osoby, z zaznaczeniem jakie koszty będą sfinansowane ze środków projektu. Przypominamy, iż „delegację” czyli polecenie wyjazdu służbowego może otrzymać pracownik od pracodawcy a nie Beneficjent Ostateczny projektu od Administratora.

Zwracamy uwagę na konieczność przestrzegania warunków kwalifikowalności wydatków zawartych w Podręczniku kwalifikowalności (wersja II) m.in. w części „Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych”.

 

Decyzja dotycząca spraw przedstawionych w pytaniu należy do Administratora. Zarówno sposób naboru osób, które mają być przeszkolone, jak i warunki jakie muszą te osoby spełniać, by wziąć udział w szkoleniu, a także koszty szkolenia – muszą być zgodne z dokumentacją projektu (m.in. z założeniami projektu, z budżetem), jak również z zasadami obowiązującymi przy realizacji projektów PIW EQUAL. Sugerujemy ponadto zapoznanie się z Komunikatem nr 92, a także odpowiedziami na pytania nr 5 i 6 w Zakładce „Beneficjenci Ostateczni” w Bazie Pytań i Odpowiedzi.

 

Zgodnie z informacjami udzielonymi Państwu przez Opiekuna projektu – osoba o której mowa może być Beneficjentem Ostatecznym (przy założeniu, że spełnia wszystkie warunki określone w projekcie dla BO). Z uwagi na to, że w projekcie nie wymaga się by Beneficjentka Ostateczna była osobą bezrobotną w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, wystarczającym dokumentem potwierdzającym fakt pozostawania bez pracy i jej poszukiwania – może być oświadczenie danej osoby (potwierdzone w GUP co do statusu osoby poszukującej pracy).

 

O tym, czy dana osoba może być Beneficjentem Ostatecznym biorącym udział w przedsięwzięciach finansowanych w ramach projektu przesądza to, czy spełnia warunki określone dla BO w strategii i założeniach projektu. Do Państwa należy ocena czy osoba, o której mowa w pytaniu spełnia te warunki i w konsekwencji - jaką decyzję podjąć, co do udziału tej osoby w określonych zajęciach i szkoleniach.

 

Obowiązującą zasadą jest to, że jeśli uczestnik szkolenia z własnej winy nie ukończy szkolenia, zobowiązany jest do zwrotu kosztów szkolenia, chyba że powodem nieukończenia szkolenia było podjęcie zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej (zob. Podręcznik kwalifikowalności wydatków – wersja II). W celu wyegzekwowania zwrotu kosztów Administrator/Partner powinien podjąć wszelkie prawem przewidziane działania – KSW nie jest właściwym podmiotem do podejmowania decyzji w tym zakresie. PRR posiada środki na sfinansowanie usług prawniczych i z takich porad, w miarę potrzeby, należy skorzystać. Natomiast każda sytuacja, w której PRR zrezygnowałoby z dochodzenia zwrotu kosztów szkolenia musi być rzetelnie i solidnie udokumentowana (zarówno co do przyczyn rezygnacji BO ze szkolenia, jak i co do niemożności zwrotu kosztów przez BO) – prośba BO umotywowana ciężką sytuacją finansową i osobistą nie jest wystarczającym dowodem konieczności przerwania szkolenia i niemożności zwrotu jego kosztów. Ciężka sytuacja finansowa i osobista BO powinna zostać udokumentowana (np. zaświadczeniem z OPS).

 

Można zatrudnić BO, o ile podjęcie pracy przez Beneficjenta Ostatecznego nie stoi w sprzeczności z założeniami/strategią projektu i warunkami, jakie musi spełniać dana osoba by być BO danego projektu.

 

Osoba pobierająca świadczenie emerytalne nie powinna być Beneficjentem Ostatecznym projektu. Co do zasady projekt ma służyć przeciwdziałaniu bezrobociu na określonym terenie poprzez wsparcie osób bezrobotnych w celu ich aktywizacji zawodowej, wsparcie osób wykluczonych lub zagrożonych wykluczeniem z rynku pracy, czy też dyskryminowanych na tym rynku. Osoba pobierająca świadczenie emerytalne nie należy do grupy docelowej projektu, nawet jeśli ma przyznaną grupę inwalidzką.

 

Z uwagi na to, że firma społeczna ma funkcjonować zarówno w okresie realizacji projektu czyli testowania rozwiązań, jak i później w warunkach rynkowych – może być wskazane zatrudnianie zarówno BO, jak i innych osób niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania firmy. Jednakże to Administrator/Partner musi podjąć odpowiednio uzasadnioną decyzję w tym zakresie, ewentualnie dokonać zmian w dokumentacji projektu (jeśli byłoby to niezgodne z dotychczasowymi zapisami) i wygospodarować odpowiednie środki na ten cel.

 

Ad. 1 – Tak, możliwe jest sfinansowanie kosztów zatrudnienia innej osoby spełniającej kryteria przynależności do grupy docelowej projektu.

Ad. 2 – Zatrudnienie w firmie społecznej osób spełniających określone kryteria BO wynika z założeń, strategii projektu, ma jakiś cel, uzasadnienie i temu służą środki finansujące projekt. Finansowanie kosztów zatrudnienia osoby nie spełniającej kryteriów BO zamiast osoby spełniającej te kryteria - nie ma uzasadnienia z punktu widzenia celów programu. Jednakże, (podobnie jak w przypadku zawartym w pyt. 161) – decyzja powinna być podjęta przez Administratora/Partnera na podstawie analizy zgodności takiego działania ze strategią, założeniami i z celem tego konkretnego projektu.

 

Rodzaje danych i dokumentów wymaganych przy rekrutacji BO powinny pozwolić na rzetelne udowodnienie spełnienia przez BO warunków wynikających ze strategii/założeń projektu, a także powinny zapewnić odpowiedni zasób danych dla potrzeb sprawozdawczych i PEFS – i z tego punktu widzenia powinniście Państwo analizować rodzaje danych i dokumentów przy podejmowaniu decyzji czy określone dokumenty są wystarczające.

W związku z tym, że w opisanym przypadku BO mogą być pracownicy MŚP, jak i właściciele MŚP – istotne jest przede wszystkim udokumentowanie tego, że przedsiębiorstwo należy do sektora MŚP:
– w tej sprawie trzeba się kierować obowiązującą w PIW EQUAL definicją MŚP dostępną na n/stronie internetowej w zakładce PEFS EQUAL. Wg naszej oceny właściwym dowodem jest wypis z KRS. W opisanym przypadku, gdy z danych KRS wynika co innego niż z oświadczenia władz firmy, wg naszej oceny, należy kierować się aktualnym wypisem z KRS.

Udokumentowanie faktu bycia pracownikiem - może być zaświadczenie o zatrudnieniu.

W przypadku spółek prawa handlowego (wspólnicy, partnerzy, udziałowcy, akcjonariusze):
– jeśli BO projektu może być osoba zatrudniona/pracownik wówczas potrzebne są zaświadczenia o zatrudnieniu,
– a jeśli BO projektu może być właściciel (wspólnik, partner, udziałowiec, akcjonariusz) wówczas właściwym dokumentem jest wypis z KRS.

„Osoba współpracująca” w firmie męża powinna przedstawić oświadczenie męża, że zatrudnia w swojej firmie żonę.

 

W ramach projektów PIW EQUAL jest możliwość przyznania dotacji wyłącznie na podjęcie własnej działalności gospodarczej – nie można przyznać dotacji na rozwój już istniejącej działalności. Wsparcie (w ramach pomocy publicznej) dla istniejących podmiotów prowadzących działalność gospodarczą musi być zgodne ze strategią projektu i może mieć m.in. formę: zatrudnienia subsydiowanego, szkoleń dla przedsiębiorców i ich pracowników, przystosowania stanowisk pracy dla potrzeb osób niepełnosprawnych.

 

W związku z tym, że Państwa pytania związane są z przekazanym do KSW projektem regulaminu – odpowiedzi w Bazie PiO udzielimy po zaopiniowaniu przez odpowiednie służby KSW przedstawionego projektu.

 

Tak, w świetle założeń strategii projektu rozpoczęcie takiej współpracy skutkuje utratą statusu BO.

 

W opisanej sytuacji nie można wydzierżawić środków trwałych – należy albo pozostawić w firmie społecznej i wykorzystać do działalności prowadzonej przez firmę albo sprzedać środki trwałe a przychód rozliczyć jako przychód projektu.

 

Z uwagi na to, że nie ma w dokumentach związanych z realizacją programu wytycznych wskazujących na konieczność organizowania stażu poza podmiotami wchodzącymi w skład PRR – może być dopuszczalne zorganizowanie stażu w siedzibie Administratora, o ile jest to zgodne ze strategią/założeniami projektu.

 

Jeśli wynagrodzenia były wypłacane w terminach i w wysokości zgodnie z zawartą umową pomiędzy danym podmiotem a Administratorem projektu i zostaną właściwie udokumentowane to wydatki na ten cel będą kwalifikowalne. 

 

Ad. 1 - Jeśli zgodnie ze strategią projektu BO może być wyłącznie osoba długotrwale bezrobotna, która w ramach projektu staje się pracownikiem firmy społecznej to w przypadku zarejestrowania i rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej – osoba ta przestaje spełniać kryteria i powinna stracić status BO projektu.

Ad. 2 - Jeśli szkolenia są skierowane tylko do BO - osoba nie będąca BO nie powinna brać udziału w szkoleniach.

Ad. 3 – Jeśli osoba ta po utracie statusu Beneficjenta Ostatecznego miałaby nadal być zatrudniona w firmie społecznej to możliwość finansowania jej wynagrodzenia ze środków EQUAL (środków pomocy publicznej) zależy od zapisów strategii i zapisów umów w sprawie pomocy publicznej. Decyzja należy do Partnera i Administratora.

 

Ad. 1 – Jeśli Beneficjentem Ostatecznym jest przedsiębiorca/pracodawca to generalnie nie widzimy przeciwwskazań do uczestnictwa pracowników tego samego pracodawcy w kilku cyklach szkoleń. Niemniej jednak należy wziąć pod uwagę w szczególności zapisy strategii, konieczność przestrzegania warunków jakim muszą odpowiadać Beneficjenci Ostateczni, konieczność unikania sytuacji dwukrotnego finansowania tych samych przedsięwzięć dla tych samych adresatów (mogą to być pracownicy tego samego pracodawcy, ale nie ci sami pracownicy na tych samych szkoleniach dwukrotnie).

Ad. 2 – W naszej ocenie wsparcie przedsiębiorców prowadzących cukiernie i piekarnie we wdrożeniu HACCP, systemu dotyczącego czystości higienicznej produktów spożywczych przeznaczonych dla konsumentów, przynosi przedsiębiorcom korzyść. W związku z tym, że ze wsparcia korzystają jedynie niektórzy przedsiębiorcy (mali przedsiębiorcy z Dolnego Śląska, z branży cukierniczej i piekarniczej), a wsparcie finansowane jest ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych, to przedmiotowe wsparcie należy uznać za pomoc publiczną dla przedsiębiorców (przyjmując domniemanie, że wsparcie może wywierać wpływ na wymianę handlową pomiędzy Państwami Członkowskimi oraz pomoc może grodzić zakłóceniem konkurencji).
Pomoc publiczna może być udzielona przedsiębiorcom jako pomoc de minimis, o ile zostaną spełnione warunki określone rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L Nr 379 z 28.12.2006).

Ad. 3 - Pomoc publiczna udzielana podmiotom gospodarczym prowadzącym działalność w sektorze transportu, za wyjątkiem pomocy na nabycie pojazdów przeznaczonych do transportu drogowego przyznawanej podmiotom gospodarczym prowadzącym działalność zarobkową w zakresie drogowego transportu towarowego, nie jest wyłączona spod zakresu stosowania Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis (zob art. 1 ww Rozporządzenia). Nie jest również wyłączona spod zakresu stosowania Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis – pomoc przyznawana podmiotom gospodarczym działającym w dziedzinie przetwarzania i wprowadzania do obrotu produktów rolnych wymienionych w załączniku I do Traktatu, za wyjątkiem pomocy w następujących przypadkach: i) kiedy wysokość pomocy ustalana jest na podstawie ceny lub ilości takich produktów zakupionych od producentów surowców lub wprowadzanych na rynek przez podmioty gospodarcze objęte pomocą ii) kiedy przyznanie pomocy zależy od faktu jej przekazania w części lub całości producentom surowców.
Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1998/2006 z dnia 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu do pomocy de minimis, nie stosuje się natomiast do pomocy udzielanej podmiotom gospodarczym w sektorze produkcji produktów rolnych.
Zasady udzielania pomocy de minimis w sektorze produkcji produktów rolnych regulowane są Rozporządzeniem Komisji (WE) nar 1860/2004 z dnia 6 października 2004 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis dla sektora rolnego i sektora rybołówstwa (Dz.U.L.325 z 28.10.2004).

Ad. 4 – W budżecie projektu ujmuje się wkład własny Beneficjenta w rozumieniu umowy o dofinansowanie Działania, a nie wkład własny Beneficjentów Ostatecznych projektów.

Ad. 5 - w Komunikacie specjalnym nr 102 z dnia 28 listopada 2006 r. opublikowaliśmy Informację Instytucji Zarządzającej zgodnie z którą „..W przypadku gdy PRR błędnie oszacowały wysokość środków dla których wydatkowanie jest możliwe do końca br., w związku z tym pojawi się nadwyżka środków nie wykorzystanych, wówczas PRR w terminie do 5 stycznia 2007 r. powinny dokonać zwrotu tych środków na wskazany…rachunek bankowy.”. Należało zatem postąpić zgodnie z ww Informacją, a następnie zgodnie z innymi wskazaniami IZ publikowanymi w Komunikatach specjalnych (nr 105a, nr 111, nr 120 i nr 121). Jeżeli natomiast dotychczas nie zwróciliście Państwo tych środków – jest to postępowanie niezgodne z obowiązującymi regulacjami, należy te środki zwrócić wraz z odsetkami.

 

Równoległa realizacja Działania 2 i Działania 3 nie wymaga zakończenia przed rozpoczęciem Działania 3 współpracy z Beneficjentami Ostatecznymi realizowanej w ramach Działania 2. Zwracamy uwagę, że Działania te realizowane są odrębnie, na podstawie odrębnych umów i budżetów.

 

Wątpliwość budzi zakwalifikowanie pań, które nie są jeszcze w ciąży jako BO projektu testującego telepracę jako narzędzia ograniczającego ilość urlopów wychowawczych.

Niezależnie od powyższego – sprzęt jest własnością Partnera i na zakończenie projektu BO powinny sprzęt zwrócić. Można też, po zakończeniu projektu, rozważyć sytuację przekazania (darowania) sprzętu BO z wszelkimi tego konsekwencjami np. podatkowymi czy z zakresu pomocy publicznej.

 

W opisanej sytuacji, tj. zapewnienia BO bezpłatnego noclegu i dwóch posiłków dziennie – można wypłacić ekwiwalent diety za jeden (trzeci) posiłek posługując się odpowiednim limitem w tym zakresie wynikającym z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

 

Odpowiedź udzielona została zarówno na pytanie 27. w zakładce "Inne finansowe" jak i 52. w zakładce "Beneficjenci ostateczni" – co naszym zdaniem wyczerpuje rozwiązanie przedstawionego problemu.

 

Jeśli odbywanie praktyk przez BO jest zgodne z założeniami projektu i PRR ma zaplanowane środki na sfinansowanie dojazdów BO na te praktyki - to można zwrócić koszty dojazdu z zachowaniem obowiązujących zasad w tym zakresie.

 

Z obecnie przedstawionej dodatkowej informacji wynika, iż środki na wynagrodzenia dla BO w czasie odbywania stażu zaplanowano w budżecie, a zatem jak można przypuszczać przedstawiona sytuacja (odbywania stażu po przeszkoleniu) jest zgodna ze strategią projektu. Na czym zatem polega problem – jeśli taka kolejność tj. najpierw przeszkolenie a następnie staż była przewidziana w założeniach projektu to nie ma powodu by osoby te utraciły status BO. Natomiast jeśli pytanie dotyczy utraty statusu bezrobotnego w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – to w przypadku gdy kierującym na szkolenie czy staż nie jest PUP osoby te tracą status bezrobotnego w rozumieniu ww ustawy.

 

Zgodnie z zasadmi kwalifikowalności należy przedstawić dowody poniesionych wydatków, tj zakupione i wykorzystane bilety, dowody obecności BO na konkretnych szkoleniach i spotkaniach. Ponadto, warto zapoznać się z zasadami zawartymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (pkt “Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych”).

 

Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków (pkt “Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych”): “W przypadku biletów okresowych możliwe jest również wyliczenie odpowiedniej wartości refundacji kosztów przejazdu, jeżeli forma wsparcia, w której uczestniczy beneficjent ostateczny przypada na okres krótszy niż wskazany w bilecie.”. Jeśli dni wolne, o których Państwo piszecie byłyby na początku lub końcu miesiąca, w którym realizowano szkolenie – to należałoby kierować się zacytowaną zasadą z Podręcznika. W przypadku pojedynczych dni wolnych w trakcie miesiąca szkolenia można ewentualnie zwrócić pełny koszt biletu miesięcznego, o ile wykaże się, że koszt jednorazowych biletów na dojazdy na szkolenie byłby rzeczywiście wyższy niż koszt biletu miesięcznego.

 

Zwracamy uwagę, że zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków “w ramach PIW EQUAL można pokrywać koszty opieki nad dziećmi beneficjentów ostatecznych....przez okres ich uczestnictwa w projekcie.”, a także “koszty opieki nad dzieckiem... muszą dotyczyć wyeliminowania stałej bariery, jaką beneficjent ostateczny napotyka w uczestniczeniu w projekcie.”. Brak w pytaniu informacji z jakiego powodu szkolenia nie zostały zrealizowane tak jak planowano tj. w ciągu jednego miesiąca, jakie są możliwości ewentualnego sfinansowania w ramach budżetu projektu dodatkowych kosztów w sytuacji, gdyby zaistniała sytuacja usprawiedliwiała pełne sfinansowanie kosztów opieki nad dziećmi BO.

 

W opisanej sytuacji można uznać obecność BO na zajęciach, przy czym należy zachować w dokumentacji projektu i w miarę potrzeby przedstawiać dowody samodzielnej realizacji określonych części szkolenia przez poszczególnych BO.

 

Nie ma w PIW EQUAL limitu dotyczącego liczby uczestników szkolenia warunkującego uznanie kwalifikowalności wydatków – istotny jest natomiast poziom kosztów szkolenia. Z uwagi na to, że środki PIW EQUAL są środkami publicznymi należy je wydatkować w sposób ekonomiczny, efektywny i zgodny z odpowiednimi przepisami. A zatem koszt szkolenia ponoszony na jednego uczestnika nie może być obiektywnie nadmierny - należy wykazać, iż określone szkolenie dla danej liczby osób było absolutnie niezbędne z punktu widzenia realizacji projektu i że z ofert szkoleniowych dostępnych na danym rynku wybrano najtańszą. Ponadto informujemy, iż w raporcie rocznym z ewaluacji bieżącej PIW EQUAL przyjęto, iż “usługa szkoleniowa finansowana w całości ze środków publicznych – bez konieczności ponoszenia większych nakładów na marketing oraz wypracowywania zysku – powinna średnio kosztować ok. 350 zł”(jednostkowy koszt osobodnia szkolenia).

 

W każdym przypadku konkretna osoba musi spełniać wszystkie kryteria określonego Beneficjenta Ostatecznego, wszystkie wymogi i warunki uczestnictwa w projekcie obowiązujące dla danej grupy benficjentów w zgodzie ze strategią projektu. Nie może wystąpić kolizja pomiędzy wypełnianiem warunków uczestnictwa w jednej grupie BO a wypełnianiem warunków uczestnictwa w drugiej grupie BO – nie dopuszcza się możliwości usprawiedliwienia uczestnictwem w dwóch grupach BO faktu nie wypełnienia jakiegoś warunku skutkującego na przykład koniecznością zwrotu kosztów przez BO. Nie można dopuścić do podwójnego finansowania (w ramach dwóch grup BO) w odniesieniu do danej osoby - takich samych lub tych samych zadań (przedsięwzięć), kosztów ogólnych i innych.

 

Nie jest jasna intencja zadanego pytania – rozumiemy, że to twórcy i realizatorzy projektu mają pełną wiedzę co do tego jakie koszty są zgodne z planowanym budżetem i założeniami projektu. Jeśli są to koszty nieplanowane ale uzasadnione i zgodne z założeniami projektu to należy dokonać odpowiednich zmian w budżecie (z zachowaniem zasad dokonywania takich zmian). Jeśli problem wynika z faktu podwójnej roli danej osoby – pracownika projektu i jednocześnie BO to należy rozstrzygnąć, czy w tym przypadku występuje jako pracownik czy jako BO. Jeśli uczestniczy w tych studiach jako BO – to zasady rozliczania wydatków związanych z dojazdami BO zawarte są w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II). Natomiast co do sfinansowania kosztów noclegu BO – jeśli takiego rozwiązania wcześniej nie planowano – należy się odpowiednio kierować odpowiedzią na pyt. 16 z zakładki “Beneficjenci Ostateczni”, z której wynika, iż wyjątkowo można kwalifikować taki wydatek pod warunkiem, iż:

• jest to uzasadnione szczególną potrzebą uczestnictwa tego beneficjenta w projekcie w odniesieniu do celów PRR,
• a wydatki związane z zakwaterowaniem BO nie przewyższają znacząco wydatków związanych z codziennym dojazdem beneficjenta z miejsca zamieszkania na miejsce szkolenia.

 

Przede wszystkim należy się kierować zasadami zawartymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (pkt: “Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych”). W przypadku każdego przyjętego w projekcie rozwiązania muszą być gromadzone i przechowywane dowody związane z poniesionymi wydatkami – w tym m.in. faktury, bilety, listy obecności BO świadczące o ich uczestnictwie w określonych przedsięwzięciach. W związku z powyższym celowe jest archiwizowanie biletów miesięcznych i dokumentowanie za ich pomocą wydatków na przejazdy BO.

 

W Podręczniku kwalifikowalności wydatków (pkt 2.3.5) są informacje dotyczące kwalifikowalności kosztów opieki nad dzieckiem – zgodnie z nimi “jako koszt opieki nad dzieckiem należy uznać (na podstawie rachunków, faktur) koszt przedszkola, żłobka lub innej instytucji zajmującej się opieką dzieci oraz rachunki wynikające z legalnych (spełniających wymagania nałożone odrębnymi przepisami – podatkowe, ubezpieczeń społecznych) umów cywilno – prawnych np. z opiekunami dzieci.”. Należy postępować zgodnie z ww zasadami Podręcznika. Koszty obiadów można uznać za kwalifikowalne, jeżeli konieczność finansowania obiadów dzieci w szkole wynika wyłącznie z faktu pozostawania tych dzieci pod opieką szkoły w związku z uczestnictwem ich matek w przedsięwzięciach realizowanych dla BO w ramach projektu.

 

Jeżeli takie rozwiązanie jest zgodne z zapisami strategii projektu i nie zachodzi niebezpieczeństwo podwójnego finansowania takich samych bądź tez tych samych zadań w projekcie to sytuacja, w której jeden z beneficjentów projektu uczestniczy w dwóch grupach, jest jak najbardziej dopuszczalna.

 

Jeżeli wypłacający jest podmiotem działającym w ramach Ustawy o promocji zatrudnienia… to ma obowiązek stosowania się do w/w Ustawy np.:WUP itp. Pozostałe podmioty powinny zastosować się do wytycznych PIW EQUAL opisanych w Podręczniku Kwalfikowalności.

 

Do rozliczenia kosztów przejazdu osób na szkolenia wystarczą bilety oraz podpisana lista obecności.

 

Przedstawienie obecnie tego problemu do rozwiązania sugeruje, iż nie planowano wcześniej w dokumentacji projektu tego, by BO po przeszkoleniu a przed podjęciem pracy w przedsiębiorstwie społecznym kierować na praktyki (staże) w innych instytucjach. W związku z tym w opisanej sytuacji, osoby podejmujące pracę poza przedsiębiorstwem społecznym po przeszkoleniu a przed utworzeniem przedsiębiorstwa społecznego stracą status BO. Zwracamy też dodatkowo uwagę, iż BO podejmując zatrudnienie traci ewentualny status bezrobotnego czy uprawnionego do świadczeń dla osób niepracujących.

 

Przede wszystkim sugerujemy podjęcie planowych działań w tym zakresie, tj. opracowanie planu pozwalającego na sprecyzowanie zapotrzebowania na określone kursy i szkolenia, co powinno umożliwić znalezienie wykonawców, z którymi będą podpisane umowy na większą liczbę szkoleń (kursów) dla większej liczby BO. Niezależnie od powyższego informujemy, iż w każdym przypadku należy podpisać umowę z wykonawcą szkolenia.

 

Zasady dokumentowania wydatków związanych z dojazdem Beneficjentów Ostatecznych są szczegółowo przedstawione w Podręczniku kwalifikowalności (wersja II) pkt 2.2.1.5. W opisanym przypadku BO podróżujący samochodem powinien przedstawić oświadczenie o odbyciu podróży samochodem prywatnym oraz rozliczenie przejazdu z zastosowaniem tzw. kilometrówki – na podstawie przedłożonego rozliczenia Administrator/Partner akceptuje do zwrotu co najwyżej kwotę odpowiadającą cenie jednego biletu transportu zbiorowego (jeśli koleją – to II klasa) na danej trasie. Zaznaczamy, iż w przypadku gdy jednym samochodem prywatnym podróżowało kilku BO tylko jeden z nich może ubiegać się o zwrot wydatków związanych z przejazdem.
Jednocześnie przypominamy o konieczności udokumentowania obecności BO na spotkaniu.

 

Zasady kwalifikowalności kosztów opieki nad dzieckiem lub osobą zależną są szczegółowo opisane w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II) pkt 2.3.5. Wynika z nich jednoznacznie m.in. to, że z opiekunami należy podpisać umowy cywilno-prawne.

 

W projekcie PIW EQUAL mogą być prowadzone i finansowane zajęcia, które służą poprawie kondycji osób niepełnosprawnych uczestniczących w projekcie, o ile zadbanie o kondycję tych osób ma w konsekwencji związek z ich powrotem na rynek pracy. A zatem, aby wydatki, o których mowa w pytaniu mogły być uznane za kwalifikowalne należy wykazać, iż taki związek w omawianym przypadku istnieje.

 

Nie ma wyłączenia spod egzekucji komorniczej wynagrodzeń finansowanych z EFS ze względu na źródło finansowania. Jeżeli zatem komornik wystąpił o dokonanie potrąceń zgodnie z obowiązującymi go przepisami - to należy potrącenia zrealizować.

 

W sytuacjach uzasadnionych na przykład dojazdami czy wykonywaniem czynności narażających na ryzyko nieszczęśliwego wypadku można sfinansować ze środków projektu ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków dla Beneficjentów Ostatecznych i osób zatrudnionych w utworzonej jednostce działającej bezpośrednio na rzecz Beneficjentów Ostatecznych (CSD z firmą społeczną). Stosowną zmianę w budżecie należy wprowadzić zgodnie z obowiązującymi zasadami i poinformować KSW o zmianie z odpowiednim uzasadnieniem.

 

Informujemy, że reklamowanie się firm spoza Partnerstwa, podczas wydarzeń organizowanych przez Partnerstwo jest możliwe jedynie w przypadku gdy sposób prowadzenia takich działań nie rodziłby żadnych wątpliwości co do źródeł finansowania przedsięwzięcia (tzn. że wydarzenia te są finansowane ze środków przeznaczonych na realizację PIW EQUAL  w Polsce, a nie przez sponsorów zewnętrznych) oraz nie ma miejsca podwójne finansowanie, np. nagród dla beneficjentów ostatecznych. Ponadto ważne jest aby treści przekazywane przez sponsora zewnętrznego nie zaburzały przekazu projektu i nie szkodziły wizerunkowi Programu EQUAL.

Przy podejmowaniu decyzji o możliwości reklamowania się w trakcie wydarzeń organizowanych przez Partnerstwo należy zachować ostrożność i ustalić na tyle klarowne reguły udziału sponsorów zewnętrznych, aby nie zachodziło ryzyko niewywiązywania się przez PRR w sposób należyty ze zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie Działania.

 

Na podstawie obowiązujących zasad, koszty te mogą być rozliczone wyłącznie w ramach kategorii IVA – należy dokonać odpowiedniej zmiany w budżecie i poinformować KSW. Jednocześnie, zgodnie z udzieloną Państwu wcześniej odpowiedzią, zmianę tę należałoby uwzględnić tworząc aktualny aneks do umowy zmieniający budżet.

 

Naszym zdaniem dodatki te, zgodnie z aktualną interpretacją Ministerstwa Finansów (dostępną również na stronie internetowej KSW w Komunikacie nr 96), podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Niemniej jednak organem kompetentnym i upoważnionym do podejmowania obowiązujących rozstrzygnięć w tej sprawie jest właściwy Urząd Skarbowy.

 

Jeśli nagrody i gadżety nie będą finansowane z budżetu projektu i nie mają związku z przychodami projektu, zgoda KSW nie jest wymagana.

 

Koszt dojazdu BO nie może być rozliczony w kwocie wyższej niż zaplanowana w budżecie. Zwracamy uwagę, iż w zaproszeniu BO na spotkanie należało sprecyzować warunki i wysokość zwrotu kosztów dojazdu. W opisanej sytuacji BO podróżujący samochodem powinien przedstawić rozliczenie przejazdu z zastosowaniem tzw. kilometrówki – i na podstawie przedłożonego rozliczenia Partner akceptuje do zwrotu co najwyżej kwotę wynikającą z budżetu tj. 50 zł. Zaznaczamy, iż w przypadku gdy jednym samochodem prywatnym podróżowało kilku BO tylko jeden z nich może ubiegać się o zwrot wydatków związanych z przejazdem. Jednocześnie przypominamy o konieczności udokumentowania obecności BO na spotkaniu (zob. Podręcznik kwalifikowalności wydatków - str. 30).

W sprawie kosztów wyżywienia i zakwaterowania wykładowców – w opisanej sytuacji zasadne jest uwzględnić te koszty w zbiorczej fakturze obejmującej koszty organizacji szkolenia.

 

Możliwość rozszerzenia grupy Beneficjentów Ostatecznych uzależniona jest od zapisów strategii projektu – jeżeli zapisy w strategii jednoznacznie ograniczają grupę BO do sektora MŚP, wówczas szersze udostępnienie produktów projektu ElaStan wymaga zmiany strategii. Należy zatem dokonać analizy zapisów strategii i rozważyć jej zmianę w celu, jak to Państwo określiliście, „znacznego rozszerzenia pozytywnego oddziaływania projektu na społeczność lokalną”. Warunkiem dopuszczalności ewentualnego rozszerzenia grupy BO i odpowiedniej korekty strategii jest jednak to, by został zachowany niezmieniony cel projektu.

 

Przychód uzyskany z tytułu działalności gospodarczej przedsiębiorstwa społecznego nie podlega zwrotowi. Przychody przedsiębiorstwa społecznego powinny być reinwestowane m.in. w celu wzmocnienia potencjału tego przedsiębiorstwa. Zwracamy uwagę na konieczność wprowadzenia kont analitycznych pozwalających na identyfikację źródeł przychodów. Szczegółowe informacje dotyczące przychodów znajdują się w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II).

 

W przypadkach gdy Beneficjent Ostateczny przestaje uczestniczyć w projekcie bez usprawiedliwienia mimo zawarcia odpowiedniej umowy, co dotyczy zarówno uczestnictwa w szkoleniach i stażach, jak i otrzymania wsparcia na rozpoczęcie działalności gospodarczej, należy dochodzić roszczeń z tytułu niewywiązywania się z zawartej umowy na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że w przypadku, gdy Beneficjent Ostateczny rezygnuje z dalszego udziału w projekcie ponieważ został zatrudniony lub rozpoczął działalność gospodarczą, egzekwowanie należności wynikającej z powodu porzucenia projektu stałoby w sprzeczności z celami PIW EQUAL.

 

Sfinansowanie zakupu paczek świątecznych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy w instytucji utworzono ZFŚS i regulamin tego funduszu przewiduje zakup takich paczek. Natomiast wypłaty nagród, premii, dodatków są możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy jest to zgodne z regulaminem wynagradzania przyjętym przez pracodawcę przed przystąpieniem jednostki do Programu EQUAL.

 

Nie ma wytycznych w sprawie biznes planów tworzonych firm społecznych. Sugerujemy jednak kierowanie się ogólnie dostępnymi zasadami tworzenia biznes planów z tą różnicą, że przedsiębiorstwo społeczne ma wypełniać misję społeczną wynikającą z założeń PIW EQUAL, a celem głównym nie może być samo osiąganie zysku. Ewentualne zyski powinny być reinwestowane. Jednakże trzeba też pamiętać, że takie przedsiębiorstwo, w okresie realizacji projektu powinno zostać przygotowane do samodzielnego funkcjonowania na konkurencyjnym rynku po zakończeniu wsparcia ze środków projektu – co w szczególności przemawia za stworzeniem - w miarę możliwości - standardowego biznes planu.

 

Nie ma jakichś szczególnych regulacji w tym zakresie w odniesieniu do PIW EQUAL, a zatem tylko przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych są podstawą zastosowania określonych rozwiązań – sugerujemy zatem dokładną analizę tych przepisów i ewentualne zasięgnięcie opinii właściwego oddziału ZUS.

Wg naszej oceny trzeba w szczególności zwrócić uwagę na przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych regulujące obowiązki związane z ubezpieczeniem społecznym dla osób pobierających stypendium w okresie odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy, na które zostały skierowane przez podmioty inne niż powiatowe urzędy pracy. W tym miejscu warto zauważyć, iż zmiany ustawy obowiązujące od 1 listopada 2005 r. wprowadzające regulacje dotyczące osób kierowanych na staże lub przygotowanie zawodowe w miejscu pracy przez podmioty inne niż powiatowe urzędy pracy służyły temu, by osoby te uzyskały status równy (nie gorszy) osobom bezrobotnym kierowanym na staże i przygotowanie zawodowe w miejscu pracy przez powiatowe urzędy pracy.

O ile zatem instytucja jest w zakresie podmiotowym określonym w ustawie dla „podmiotów innych niż powiatowe urzędy pracy” (art. 4 ust.2 pkt za) wówczas należałoby zastosować odpowiednie regulacje w tym zakresie. Natomiast jeżeli instytucja nie jest objęta zakresem podmiotowym określonym w art. 4 ust.2 pkt za) należałoby naszym zdaniem zastanowić się nad rodzajem umowy podpisywanej z osobą odbywającą praktykę w zakładzie pracy - w przypadku umowy cywilno – prawnej, w której zleceniodawca zleca zleceniobiorcy odbycie praktyki, sporządzenie dziennika praktyk itd. możliwe byłoby zastosowanie regulacji z zakresu ubezpieczeń społecznych odnoszące się do umów zlecenia i innych. Trzeba jednakże zwrócić uwagę na to, że w przypadku pierwszym 100% składek opłaca płatnik, a w drugim - strony opłacają solidarnie tzn po 50%.

W jednym i drugim przypadku istotne jest to, iż obowiązek ubezpieczeniowy występuje jeżeli dana osoba nie jest ubezpieczona z innego tytułu, choć uregulowane jest to nieco inaczej w obydwu przypadkach.

Niezależnie od powyższego, zalecamy aby wszelkie wątpliwości rozwiązywać w porozumieniu z właściwym oddziałem ZUS.

 

Jeżeli rezygnacja ze szkolenia związana jest z podjęciem pracy, z chorobą (udokumentowaną) czy innymi wiarygodnie ważnymi przyczynami – beneficjent nie musi zwracać kosztów, ale należy te przyczyny właściwie udokumentować.

Trzeba zaznaczyć, że w przypadku gdy Beneficjent Ostateczny podejmie pracę zarobkową i w związku z tym zrezygnuje z dalszego uczestnictwa w szkoleniu (stażu itp.), nie ma obowiązku zwracać kosztów tych form wsparcia bez względu na to, czy praca ta ma jakikolwiek związek z projektem czy nie – istotny jest w tym przypadku fakt podjęcia pracy przez osobę bezrobotną.

Natomiast jeżeli rezygnacja następuje bez ww poważnej przyczyny – co do zasady BO jest zobowiązany zwrócić pełne koszty szkolenia (wyliczone na przykład odpowiednio na jednego uczestnika szkolenia).

 

Jedynie sporadyczne nieobecności usprawiedliwione w sposób wiarygodny (np. zwolnienie lekarskie) nie wymagają zwrotu kosztów przez BO. A zatem w przypadku nieobecności nieusprawiedliwionych konieczny jest zwrot kosztów. Zwracamy uwagę, że „sytuacja losowa” to bardzo szerokie pojęcie, w każdej sytuacji powinno się wymagać oprócz oświadczenia BO również formalnego poświadczenia zdarzeń przez jakąś odpowiednią do danej sytuacji instytucję itp. Zwrot kosztów jest przychodem projektu i jako taki powinien być odliczany od kwoty kolejnej transzy.

 

W opisanej sytuacji jest możliwe sfinansowanie kosztów opiekunki do dzieci przez Administratora lub Partnera, na przykład poprzez zawarcie odpowiedniej umowy bezpośrednio z opiekunką. Warunkiem jest posiadanie odpowiednich środków zaplanowanych w budżecie, przestrzeganie przyjętych limitów i dokonanie ewentualnych zmian w dokumentacji (m.in. w regulaminie uczestnictwa).

 

Do kalkulacji należy przyjmować koszty rzeczywiście poniesione, a zatem kalkulacja musi być sporządzania na podstawie otrzymanych faktur, rachunków itp. za okresy, w których te szkolenia się odbywały. Jako podstawowy należy przyjąć podzielnik kosztów wynikający z relacji powierzchni sali komputerowej do całkowitej powierzchni obiektu. Wyliczony z tej relacji udział procentowy należy zastosować do kosztów: energii cieplnej, energii elektrycznej, monitoringu, zużycia wody, nieczystości stałych, sprzątania, zakupu środków czystości i amortyzacji obiektu.

Jedynie w rozliczeniu kosztu Internetu i kosztu amortyzacji sprzętu komputerowego można przyjąć koszt 1 godziny wyliczony na podstawie odpowiednio: miesięcznej opłaty za Internet i miesięcznej stawki amortyzacyjnej.

 

Wypłatę dodatków należy udokumentować listą wypłat z podpisami i datami odbioru, a także listą/listami obecności na szkoleniu. Dojazdy na szkolenie w przypadku zbiorowego zakupu biletów należy udokumentować dowodem zakupu biletów, poświadczeniem odbioru biletów przez beneficjentów oraz podpisaną listą obecności na szkoleniu. Jako zasadę należy przyjąć załączanie również biletów, a wyjątkowo w przypadku zagubienia biletu – odpowiedniego oświadczenia.

 

Jest możliwe zakwalifikowanie wydatków związanych z zakwaterowaniem BO na czas szkolenia pod warunkiem, że:

• jest to działanie o charakterze wyjątkowym, uzasadnione szczególną potrzebą uczestnictwa tego beneficjenta w projekcie w odniesieniu do celów Partnerstwa na Rzecz Rozwoju,
• wydatki związane z zakwaterowaniem beneficjenta nie przewyższają znacząco wydatków związanych z codziennym dojazdem beneficjenta z miejsca zamieszkania na miejsce szkolenia.

 

Rozliczenie dojazdów powinno odbyć się na podstawie umów z Beneficjentami Ostatecznymi (pracodawcami albo pracownikami) przewidujących pokrycie kosztów podróży na szkolenie/spotkanie (nie ma szczególnych wymogów co do formy tych umów) i do wniosku o płatność należy przedstawić te umowy wraz z załączonymi rozliczeniami i dowodami kosztów faktycznie poniesionych zgodnie z tymi umowami (bilety). Jeżeli ww forma rozliczeń wymaga zmian w budżecie (np. zwiększenie kosztów) należy te zmiany zrobić.

Z uwagi na zapewnienie pełnego wyżywienia, noclegów i ww rozliczenia kosztów dojazdów – nie ma uzasadnienia do rozliczania przez PRR delegacji uczestników szkoleń.

 

W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach jest możliwe rozliczenie dojazdu samochodem prywatnym – nie oznacza to jednak generalnej zgody na regularne dojazdy. Przedstawione uzasadnienie,   iż z powodu remontów i zmiany organizacji ruchu jest to najszybszy środek komunikacji – nie jest wystarczającym uzasadnieniem do zaakceptowania rozliczenia dojazdu samochodem prywatnym.

 

Zwrot kosztów dojazdu na szkolenie może nastąpić wyłącznie na podstawie załączonych biletów wykorzystanych na te dojazdy. Nie ma możliwości zastosowania proponowanego rozwiązania – zwracamy jednocześnie uwagę, że koszt miesięcznego biletu komunikacji miejskiej osoba zainteresowana i tak ponosi niezależnie od dojazdów na szkolenia.

 

Rozliczenie przejazdu samochodem na podstawie faktury za paliwo ma zastosowanie w przypadku samochodów służbowych. Wydatki na przejazd BO na szkolenie samochodem służbowym Administratora/Partnera mogą być uznane za kwalifikowalne w uzasadnionych wyjątkowych przypadkach. Podkreślamy, że nie należy traktować takiego rozwiązania jako reguły a uzasadniony wyjątek od reguły.

 

Sprawy kosztów dojazdów BO uregulowane są w Podręczniku kwalifikowalności – wersja II (s.30). Informujemy ponadto, że uznanie za kwalifikowalne kosztów przejazdu BO samochodem prywatnym z zastosowaniem tzw. kilometrówki jest możliwe jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym uzyskaniu akceptacji KSW.

 

Sprawy dodatków szkoleniowych reguluje Podręcznik kwalifikowalności wydatków (wersja II), jak również opracowane przez KSW zasady, jakimi należy się kierować przy realizacji niektórych świadczeń na rzecz beneficjentów ostatecznych w ramach projektów PIW EQUAL (zob. pytanie 1). Zwracamy uwagę na to, że zarówno w Podręczniku, jak i w zasadach nie ogranicza się udziału w szkoleniach ani pobierania dodatku szkoleniowego wyłącznie do bezrobotnych zarejestrowanych w UP. Nie ma zatem potrzeby zmiany nazwy tego świadczenia w sytuacji gdy ma być wypłacane osobie o innym statusie niż bezrobotny – zgodnie z pkt 2.3.1. Podręcznika dodatek szkoleniowy można wypłacać osobom niepracującym, zgodnie z zasadami tam przedstawionymi.

 

Ocena, czy w takiej sytuacji beneficjent powinien pozostać BO projektu należy do PRR. Sugerujemy rozważenie następujących kwestii:

Czy bardziej istotnym dla projektu i jego efektów jest fakt zamieszkiwania na danym terenie czy też inne warunki, które taki beneficjent będzie nadal spełniał mimo zmiany miejsca zamieszkania?

Czy wcześniejsze (przed zmianą miejsca zamieszkania) zaangażowanie beneficjenta w projekt, efekty dotychczasowego jego udziału w projekcie dają wystarczające uzasadnienie kontynuacji jego udziału w projekcie mimo ewentualnej potrzeby zwiększenia kosztów np. dojazdu tego beneficjenta?

Czy zwiększenie kosztów (np. dojazdu) z powodu zmiany miejsca zamieszkania beneficjenta jest do zaakceptowania w ramach zaplanowanego wcześniej budżetu i czy to zwiększenie jest racjonalne z punktu widzenia korzyści jakie może przynieść w sytuacji dalszego uczestnictwa tego beneficjenta w projekcie?

 

Z przepisów dotyczących PIW EQUAL nie wynikają żadne ograniczenia w tym zakresie, niemniej jednak w celu uniknięcia podwójnego finansowania wymagana jest szczególna koordynacja i monitoring w tym zakresie. O ile zatem żadne ograniczenia nie wynikają z przepisów regulujących finansowanie ze środków Funduszu Pracy – nie ma przeszkód w realizacji przedstawionej propozycji.

 

Nie ma ograniczeń co do udziału Beneficjentów Ostatecznych w różnych projektach finansowanych lub współfinansowanych z tego samego funduszu. O ile w każdym z projektów, w którym Beneficjenci biorą udział, spełniają oni wszelkie wymogi oraz warunki uczestnictwa – nie ma formalnych podstaw do kwestionowania takich działań mających faktycznie na celu poprawę ich sytuacji zawodowej i społecznej. Z punktu widzenia kwalifikowalności pomocy (a więc i kwalifikowalności wydatków) - nie ma w takim przypadku podwójnego finansowania. Podwójne finansowanie miałoby miejsce wówczas, gdyby na to samo przedsięwzięcie Beneficjent czerpał nienależnie środki z dwóch (kilku) źródeł.

Natomiast korzystanie przez jednego Beneficjenta z kilku takich samych form wsparcia współfinansowanych z jednego funduszu  - może świadczyć o niesatysfakcjonujących efektach danej formy wsparcia, ale  nie ma podstaw do formułowania zakazu korzystania z nich jeżeli beneficjent spełnia warunki uczestnictwa w takich przedsięwzięciach.

 

Sytuacja tego rodzaju jest dopuszczalna, przy czym osoba ta może być BO poza czasem pracy w ramach projektu finansowanym ze środków projektu.  Osoba ta musi spełniać kryteria Beneficjenta Ostatecznego w danym projekcie. Należy też dopilnować, aby nie doszło do podwójnego finansowania ze środków PIW EQUAL tych samych kosztów raz jako poniesionych przez pracownika, a drugi raz jako poniesionych przez BO. Należy też zwrócić uwagę na możliwość wystąpienia pomocy publicznej (dla pracodawcy - jeżeli jest to pracownik zatrudniony na etacie lub dla tej osoby jeżeli samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą).

 

Stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie kwalifikowalności uczestnictwa osób  zatrudnionych przy realizacji projektów PIW EQUAL w szkoleniach, studiach finansowanych ze środków PIW EQUAL jest następujące:

Osoby zatrudnione przy realizacji projektów mogą uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Krajową Strukturę Wsparcia (KSW). Ponadto dopuszczalne jest uczestnictwo w szkoleniach dotyczących sposobu funkcjonowania i zarządzania Partnerstwem, o ile szkolenia te nie są ujęte w planie szkoleń KSW na dany rok. Jeżeli chodzi o udział w szkoleniach, studiach osób zatrudnionych przy realizacji projektów PIW EQUAL w charakterze beneficjentów ostatecznych, to koszty związane z tymi formami wsparcia mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem, że osoby te spełniają jedno z podanych niżej kryteriów:

• zatrudnienie w projekcie jest jedną z form zaangażowania osób doświadczających dyskryminacji i nierówności na rynku pracy (empowerment), przewidzianą w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju przy jednoczesnym spełnieniu przez tę osobę kryteriów udziału w projekcie

lub

• jednym z celów Partnerstwa określonych w umowie PRR jest podniesienie kompetencji organizacji/instytucji w zakresie wynikającym z testowanego przez Partnerstwo modelu, a jej pracownik zatrudniony przy realizacji projektu PIW EQUAL jest jednocześnie, w ramach swoich obowiązków służbowych lub jako wolontariusz, zaangażowany w działanie organizacji/instytucji wykraczające poza zadania związane z realizacją projektu PIW EQUAL, czyli w zadania w zakresie których organizacja/instytucja jest beneficjentem ostatecznym PIW EQUAL.

Jednocześnie IZ podkreśla, że zarówno w przypadku tego samego projektu, jak również innego projektu niż ten, w którym osoba jest zatrudniona, warunkiem uznania kosztów za kwalifikowalne jest spełnienie przez tę osobę kryteriów udziału w projekcie jako beneficjenta ostatecznego określonych w umowie PRR.

 

W uzgodnieniu z Instytucją Zarządzającą informujemy:

W projektach, których celem jest testowanie innowacyjnych rozwiązań służących zwalczaniu dyskryminacji i nierówności na rynku pracy doświadczanych przez osoby niepełnosprawne właściwym sposobem dokumentowania udziału tych osób w projekcie jest orzeczenie o stopniu niepełnosprawności wydane przez właściwy zespół orzekający. Jako niezasadne należy uznać  wymaganie od potencjalnych beneficjentów ostatecznych tych projektów dokumentów innych niż orzeczenie o stopniu niepełnosprawności, np. zaświadczenia lekarskiego dotyczącego innych szczegółów stanu zdrowia pacjenta.

W przypadku pozostałych projektów, w których testowane metody uwzględniają stan zdrowia jako jeden z czynników uniemożliwiających powrót lub utrzymanie się na rynku pracy, dla właściwej kwalifikacji beneficjentów ostatecznych do projektu za wystarczające należy uznać oświadczenie beneficjenta o stanie zdrowia oraz zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do udziału w projekcie.

 

„Osoba niepracująca” – pod tym pojęciem należy rozumieć osobę nieaktywną  zawodowo, w szczególności są to bezrobotni i osoby niepracujące ale nie zarejestrowane jako bezrobotni, studenci, uczniowie, emeryci, renciści itp. Z uwagi na to, że BO w projektach PIW EQUAL mogą być nie tylko bezrobotni (tj. zarejestrowani w UP) – w Podręczniku kwalifikowalności jest mowa o dodatkach szkoleniowych dla osób niepracujących, a nie tylko o dodatkach szkoleniowych  dla bezrobotnych.

 

Regulamin – Partnerstwo powinno opracować regulamin odpowiednio do wymogów projektu, rodzaju świadczeń itp. - regulamin powinien służyć uporządkowaniu i przejrzystości trybu przyznawania i rozliczania świadczeń. Nie ma szczegółowych formalnych wymogów w tym zakresie.

„Ewentualny” obowiązek zwrotu kosztów – słowo „ewentualny” oznacza „mogący się zdarzyć”. Zastosowanie tego słowa w tekście komunikatu dokładnie odpowiada wymogom kwalifikowalności wydatków - mogą się zdarzyć sytuacje, w których Beneficjent Ostateczny, zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków (wersja II), będzie musiał dokonać zwrotu pobranych świadczeń i to należy w umowie uregulować w tym celu, by była formalna podstawa  egzekwowania zwrotu kosztów.

Obowiązek zwrotu kosztów szkolenia – zarówno Podręcznik kwalifikowalności wydatków, jak i ogłoszony komunikat jednakowo określają zasady o charakterze ogólnym. Nie jest możliwe precyzyjne uregulowanie każdego przypadku, jaki może się zdarzyć w toku realizacji wszystkich projektów PIW EQUAL.  Natomiast zasadą ogólną jest zwrot kosztów szkolenia w przypadku jego nie ukończenia z winy uczestnika szkolenia. To do Państwa należy ocena czy zachodzi  zawinione czy nie zawinione przez uczestnika  przerwanie szkolenia. Trzeba jednak pamiętać o celach jakim służy realizacja projektu, a zatem dopuszczalne powinny być jedynie sporadyczne wyjątkowe przypadki rezygnacji. W przeciwnym razie może to świadczyć o niewłaściwym doborze beneficjentów przez  PRR.

Koszty do zwrotu – koszty szkolenia to wszystkie koszty ściśle z tym szkoleniem związane (może to być i koszt wynajęcia sali, koszt trenera itp.). W przypadku zlecenia organizacji szkolenia na zewnątrz, gdy ponosi się koszty całej usługi szkolenia na określoną liczbę uczestników – wówczas należy przeliczyć koszt ogólny przez liczbę uczestników i takim kosztem obciążyć beneficjenta ostatecznego.

W pozostałych przypadkach, jeżeli można  wyodrębnić tzw. koszty stałe związane ze szkoleniem, tj. takie, które muszą być poniesione w określonej wysokości niezależnie od liczby uczestników wówczas można tą częścią kosztów nie obciążać beneficjenta. Należy wówczas przypisać beneficjentowi tylko te koszty ściśle z nim związane (na przykład koszty dojazdów, wyżywienia itp.) i obciążyć go kosztami poniesionymi (w tym mogą być też koszty usług jeszcze przez niego nie wykorzystanych ale opłaconych „z góry”, których nie można odzyskać). 

Możliwości wyegzekwowania zwrotu kosztów – do tego celu służy umowa. Strony umowy, podpisując ją, biorą na siebie wszelkie obowiązki z tej umowy wynikające i korzystają z praw, jakie z umowy wynikają.  Regulacje prawne w zakresie stosunków umownych zwiera w szczególności Kodeks Cywilny.