Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Niezależnie od tego, że Partner od pół roku nie wykonuje żadnych zadań, to jest ciągle stroną umowy PRR, a zatem przy dokonywaniu czynności wymagających zgody wszystkich stron umowy PRR nie można tego Partnera pominąć.

 

KSW nie jest stroną umowy DPA - należy zatem rozstrzygnąć w ramach PRR, czy jest zgoda na takie zmiany i nie ma ryzyka, iż Partnerzy odmówią podpisania DPA po udzieleniu spółdzielni dotacji. Natomiast z punktu widzenia KSW istotne jest uzgodnienie z Opiekunem projektu terminu przesłania najnowszej wersji DPA.

 

Forma rozliczeń pomiędzy Partnerem a Administratorem (faktura VAT, rachunek czy nota) powinna być ustalona w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, gdy właściciel firmy będącej Partnerem osobiście wykonuje jakieś zadania na rzecz projektu to może wystawić wewnętrzną notę na swoją firmę, w której dokonuje rozliczenia własnego wynagrodzenia za wykonaną pracę podając m.in. liczbę przepracowanych godzin i stawkę godzinową. Następnie firma czyli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będąca Partnerem uwzględnia koszty wynikające z tej noty w dokumencie, którym rozlicza się z Administratorem (faktura, rachunek, nota). Nie ma możliwości uwzględniania w kosztach projektu jakiegokolwiek zysku firmy będącej Partnerem lub jej właściciela. Należy oczywiście pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wykonywanej pracy na rzecz projektu i jej kosztów mając na uwadze to, że tylko wydatki faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane mogą być uznane za kwalifikowalne. Możecie Państwo zastosować analogiczne rozwiązanie o ile regulacje dot. spółki z o.o. na to pozwalają.

 

Co do zasady nie ma przeciwskazań by właściciele spółki będącej Partnerem pracowali na rzecz projektu. Praktyka jednak pokazuje, iż występują problemy zarówno w sprawach opodatkowania dochodów, jak i z weryfikacją rozliczeń – przypominamy, iż w projekcie osoby będące właścicielami spółek nie mogą uwzględniać w rozliczanych dochodach zysku, który spółka osiągałaby z tytułu pracy właściciela. W projekcie można jedynie finansować równowartość poniesionych kosztów – sugerujemy zatem wszechstronne rozważenie takiego rozwiązania.

 

Zgodnie z przepisami rozporządzeń programowych – przede wszystkim musi nastąpić uzgodnienie w ramach Partnerstwa, odpowiednia zmiana umowy o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju, podpisanie umowy bilateralnej (gdy umowa o dofinansowanie Działania tego wymaga), złożenie wniosku o dofinansowanie Działania wraz z pismem do KSW uzasadniającym dokonanie zmiany Partnera, uzyskanie akceptacji KSW zanim zmiany zostaną wprowadzone w życie. Ponadto, jeśli zmiany miałyby dotyczyć również umowy o dofinansowanie Działania, musi być także aneksowana ta umowa. 

 

Oryginały dokumentów powinny być przechowywane w instytucji, dla której są źródłowym dokumentem wewnętrznym. Natomiast do Administratora powinny być przekazane kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem. W przypadku uzgodnienia pomiędzy stronami innej formy niż papierowa – powinna być to forma nie budząca wątpliwości co do wiarygodności i pozwalająca na bezpośrednie porównanie z oryginałem.

 

Wynajęcie dodatkowego pomieszczenia jest do zaakceptowania jeżeli Partnerstwo uważa to za niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu, przy czym:

• jeżeli Partner nie zatrudnia do obsługi projektu personelu na podstawie umowy o pracę - nie może wynająć lokalu biurowego, wówczas wynajmującym dodatkową powierzchnię powinien być Administrator; w każdym przypadku środki na finansowanie wynajmu dodatkowej powierzchni Partnerstwo musi wygospodarować w ramach przydzielonego budżetu, a ewentualne zmiany budżetu i aneksowanie umowy o dofinansowanie Działania 2 muszą odbyć się zgodnie z obowiązującą procedurą.

 

Z zasady takie sytuacje nie powinny mieć miejsca. Jeżeli jednak Partner wykonuje jakąś usługę na rzecz projektu jako podwykonawca to kwalifikowane mogą być wyłącznie koszty własne wykonania tej usługi bez zysku.

 

Informujemy, że nie ma ograniczeń w zakresie udziału podmiotu tylko w jednym projekcie, a zatem dany podmiot będący członkiem jednego Partnerstwa może wziąć udział w przetargu i realizować usługi dla innego Partnerstwa.

 

Przypominamy, iż zgodnie z umową o dofinansowanie Działania, odpowiedzialność po stronie Partnerstwa za realizację tej umowy, w tym również budżetu - ponosi przede wszystkim Administrator. A zatem wszelkie prośby, wnioski czy propozycje zmian w budżecie przedkładane przez Partnerów powinny być przeanalizowane w ramach Partnerstwa, w tym głównie przez Administratora. Na podstawie wytycznych w sprawach zmian budżetu zawartych w naszym komunikacie nr 35 - Administrator powinien przede wszystkim ocenić czy proponowane zmiany wymagają, czy też nie wymagają zgody Krajowej Struktury Wsparcia. Praktyka pokazuje, że nie przeprowadza się takiej analizy i do KSW trafia bardzo wiele spraw, które absorbują służby merytoryczne i finansowe, a faktycznie powinny być załatwione w ramach Partnerstwa. Odbyłoby się to z korzyścią dla wszystkich:

• dla Partnerstwa, którego zmiany dotyczą - gdyż byłyby dokonane zapewne szybciej  i dawałoby to wszystkim poczucie współudziału i współdecydowania o realizacji i finansowaniu projektu,
• dla innych Partnerstw - gdyż służby KSW zyskałyby nieco więcej czasu na załatwianie spraw, które wsparcia KSW rzeczywiście wymagają.

Ponadto, gdyby Administratorzy na podstawie ww wytycznych zawartych w komunikacie nr 35 sami analizowali oraz oceniali rodzaj i zakres proponowanych zmian w ramach budżetu Partnerstwa, do KSW trafiałyby wyłącznie zasadne i właściwie przygotowane propozycje zmian - co też przyśpieszyłoby proces ich zatwierdzania oraz ewentualnego aneksowania umowy.

Zwracamy Państwa uwagę, iż wśród personelu Partnerstwa, w tym w szczególności  Administratora - zatrudnione są osoby, których obowiązkiem jest zarządzanie i koordynacja projektu - i z tych obowiązków powinni się należycie wywiązywać.

 

W nawiązaniu do ogłoszenia dotyczącego rozpoczęcia naboru dokumentów do Działania 3 PIW EQAUL, które ukazało się w Komunikacie specjalnym nr 57 z 29 maja br., Krajowa Struktura Wsparcia zawiadamia, że do wzoru Umowy o Partnerstwie na rzecz Rozwoju do Działania 3 (MPA) dodano załącznik nr 5, Program Działania 3.

W załączniku tym należy opisać poszczególne cele/zadania/podzadania, wskazać, który Partner/Partnerzy będą go realizować i w jakim okresie oraz który Partner jest odpowiedzialny za ich realizację.

Program Działania 3 załączony do MPA pozwoli Państwu na bieżące kontrolowanie postępu zadań przewidzianych do wykowania przez poszczególnych Partnerów w Działaniu 3 i uporządkowanie struktury Partnerstwa. Jego zawartość służyć będzie także do celów sprawozdawczych.

 

W związku z wynikającą z Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie przyjęcia Uzupełnienia programu operacyjnego - program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004? (Dz. U. Nr 214, poz. 2172, ze zm.) możliwością włączania nowych partnerów do Partnerstwa na Rzecz Rozwoju, które ma zamiar pojedynczo lub w grupie Partnerstw przystąpić do Działania 3 informujemy:

W przypadku gdy Partnerstwo uzna za zasadne włączenie nowego partnera, a Administratorem Partnerstwa jest jednostka sektora finansów publicznych, należy zastosować zasadę otwartego naboru analogicznie jak przy budowaniu Partnerstwa do Działania 1.

Należy zatem ogłosić uzupełniający otwarty nabór Partnerów - w zależności od charakteru Partnerstwa - w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej, a ogłoszenie powinno zawierać w szczególności informacje o:

temacie, w ramach którego będzie działać Partnerstwo na Rzecz Rozwoju,

• celu Partnerstwa na Rzecz Rozwoju,
• oczekiwanej wartości dodanej jaka powinna zostać wniesiona do Działania 3 przez nowych partnerów,
• szacunkowej wartości Działania 3,
• terminie, trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert.

W ogłoszeniu należy wskazać co najmniej 30-dniowy termin składania ofert, a napływające oferty współpracy powinny być rozpatrywane na bieżąco. Instytucja ogłaszająca nabór partnerów do Partnerstwa na Rzecz Rozwoju dla Działania 3 przy wyborze ofert powinna uwzględnić w szczególności:

• zgodność działania potencjalnego partnera z celem Partnerstwa na Rzecz Rozwoju,
• oferowany wkład potencjalnego partnera w realizację celu Partnerstwa na Rzecz Rozwoju,
• doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze w danych obszarach tematycznych.

Wynik przeprowadzonego naboru partnerów powinien zostać podany do publicznej wiadomości.