Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Działanie 2 musi być zakończone w terminie, a wniosek o płatność końcową musi być złożony najpóźniej do 31 maja br.  Do momentu otrzymania płatności końcowej - która w Państwa przypadku, z uwagi na terminy, będzie miała formę refundacji poniesionych i rozliczonych wydatków - konieczne jest finansowanie wydatków ze środków własnych.

 

O ile umowa nie stanowi inaczej, nie jest potrzebna lista obecności uczestników kursu, a jedynie potwierdzenie przez zleceniodawcę wykonania zlecenia.

 

 

Jeśli za fakturę, rachunek itp. zapłacono wystawcy gotówką, a tak jest w opisanej sytuacji - formę zapłaty w kol. 7 należy oznaczyć literą „G".

W kol. 6 - należy wpisać datę zapłaty sprzedawcy towaru, usługi.

 

W kolumnie „6" Tabeli 20 należy wpisać datę refundacji ze środków PIW EQUAL.

 

Jeśli podatek VAT dla Administratora/Partnera jest kosztem kwalifikowalnym, zatem koszt całej faktury VAT wystawionej przez zagranicznego kontrahenta będzie kosztem kwalifikowalnym. Brak informacji, kiedy i w jaki sposób nastąpi lub nastąpiła zapłata wykonawcy usługi (prelekcji) - w zależności od tego należy zastosować albo kurs z dnia pobrania z banku waluty, albo kurs z dnia dokonania przelewu waluty na rachunek wykonawcy. Nie wypowiadamy się natomiast odnośnie prawidłowości naliczenia VAT, czy operacji księgowych dokonanych przez podmiot, którego opisana sytuacja dotyczy - należy naszym zdaniem kierować się przepisami krajowymi lub zasięgnąć opinii ekspertów podatkowych.

 

Co do zasady wydatki osobowe związane z techniczną obsługą projektu na podstawie umów cywilno - prawnych z osobami fizycznymi a także z osobami fizycznymi które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale które świadczą usługi merytoryczne na rzecz projektu na podstawie umowy o dzieło/zlecenie są wydatkami klasyfikowanymi do kategorii I. Natomiast wydatki związane z realizacją umów z osobami prawnymi lub podmiotami nieposiadającymi osobowości prawnej uwzględnia się w kategorii III - koszty inne. Niemniej jednak z uwagi na to, że w opisanym przypadku usługa dotyczy kat. V - kosztów upowszechniania rezultatów programu - koszt nakręcenia filmu na podstawie umowy cywilno - prawnej z osobą fizyczną może być rozliczony w ramach tej kategorii wydatków.

 

Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków (wersja II) do kategorii I można zaliczyć wydatki osobowe na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej. W przypadku umów cywilno-prawnych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą - wydatki udokumentowane fakturą VAT należy zaliczyć do kategorii III (wprowadzając stosowne zmiany do budżetu, o ile wystąpi taka potrzeba).

 

Co do zasady jest możliwe uznanie kwalifikowalności wydatków poniesionych po okresie kwalifikowalności, o ile dotyczą zobowiązań podjętych w okresie kwalifikowalności i w związku z realizowanym projektem. Dotyczy to w szczególności wydatków na uregulowanie faktur, rachunków, które podmiot otrzymuje po okresie, którego dotyczą (np. faktury za zużycie prądu, wody, rachunki za rozmowy telefoniczne itp.). Niemniej jednak wydatki te muszą być zrealizowane w dopuszczalnym okresie rozliczeń projektu.

Rozliczenie Partnerów kończących swój udział w PRR powinno się odbyć w zgodzie z umową o PRR, ale powinno też uwzględniać postanowienia „Wytycznych dotyczących zamknięcia pomocy z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004 – 2006” po to, by przyjęty tryb i terminy rozliczeń z Partnerami nie kolidowały z terminami i zasadami zawartymi w Wytycznych. (Wytyczne, o których mowa znajdziecie Państwo na stronie internetowej KSW w zakładce „Zamykanie projektów PIW EQUAL”).

 

Kodeks pracy reguluje sytuacje, w których pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Sam fakt wystąpienia oszczędności w budżecie nie uzasadnia wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop - byłby to wydatek niekwalifikowalny.

 

Koszt konserwacji kserokopiarki może być uznany za kwalifikowalny.

 

W przypadku umowy cywilno-prawnej rozliczenie wydatków powinno nastąpić w ramach kategorii I. Sugerujemy rozważenie dokonania korekty w budżecie - o ewentualnych zmianach należy poinformować Opiekuna merytorycznego.

 

Jeśli po decyzji US będzie wystawiona deklaracja korygująca z załączonym wykazem faktur jakich korekta dotyczy - będzie możliwa refundacja VAT (zgodnie z zasadą, iż jeśli podatki są faktycznie i ostatecznie poniesione - są kwalifikowalne). Zwracamy uwagę na konieczność sfinansowania VAT w ramach posiadanych środków budżetowych.

 

W przypadku umów zawartych w trybie zamówień publicznych przed aneksem konieczne jest dokumentowanie wydatków w sposób właściwy dla wydatków zrealizowanych z zastosowaniem procedury udzielenia zamówienia publicznego (dołączanie stosownego oświadczenia), aż do zakończenia realizacji tych umów.

 

Można zastosować obydwa rozwiązania, niemniej jednak zalecaną i właściwą metodą jest bieżące rozliczanie w koszty projektu pełnej kwoty związanej z realizacją projektu i wynikającej z dokumentu źródłowego, nawet jeśli jest wyższa od planowanej na dany okres w budżecie. Po wyczerpaniu całego limitu określonego na dany cel w budżecie należy zakończyć rozliczanie określonych wydatków w koszty projektu. Można też, w miarę wolnych środków, dokonać odpowiednich zmian i przesunięć w budżecie w celu dalszego (ale właściwie uzasadnionego) finansowania określonych kosztów związanych z realizacja projektu.

 

Wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne wyłącznie jeśli dotyczą realizacji danego Działania i są właściwie udokumentowane. Nie jest zatem możliwa akceptacja proponowanego rozwiązania. Dla rozliczenia wydatków każdego z Działań odrębnie - należy w każdym miesiącu dzielić wynagrodzenia w przyjętej proporcji (0,75 etatu - Działanie 2 i 0,25 etatu - Działanie 3). Możliwe jest stosowanie dla tych dwóch Działań takiej samej dokumentacji poniesionych wydatków na wynagrodzenia tylko z ich rozliczeniem (np. ręcznym) w proporcji 0,75 i 0,25.

 

Przede wszystkim uważamy za wskazane uruchomienie niezależnej linii telefonicznej wyłącznie dla potrzeb projektu, co uprości rozliczenia i pozwoli w sposób nie budzący wątpliwości dokumentować wydatki i je rozliczać.

Jednocześnie informujemy, że udokumentowanie poniesionych wydatków dot. rozmów telefonicznych wymaga przedstawienia nie tylko billingu (czas i koszty rozmów), ale i faktury oraz dowodu zapłaty za fakturę ? jeśli zatem za każdym razem obciążany jest inny numer zewnętrzny niezbędne jest przedstawienie faktur i dowodów zapłaty pełnych kwot wynikających z tych faktur dotyczących wszystkich numerów zewnętrznych przez które realizowane są połączenia dot. projektu. Jeśli na fakturze są wyszczególnione numery zewnętrzne nie tylko te, przez które realizowane są połączenia w ciężar projektu ? prosimy zaznaczyć te, o których mowa w pytaniu. Jeśli na fakturze byłyby wymienione różne numery wewnętrzne to również prosimy o zaznaczenie tego właściwego, który ma związek z realizacją projektu.

 

Zaprezentowany sposób kalkulacji kosztu utrzymania pomieszczeń jest prawidłowy. Zwracamy jedynie uwagę na stosowanie odpowiednich podzielników kosztów, tj. jeśli koszty w ciężar projektu liczycie Państwo z zastosowaniem liczby etatów zaangażowanych w realizację projektu to jako podzielnik przy wyliczaniu kosztu jednostkowego również należałoby zastosować liczbę etatów (nawet jeśli jest tożsama z liczbą pracowników).

 

W Podręczniku kwalifikowalności wydatków (pkt 2.3.5) są informacje dotyczące kwalifikowalności kosztów opieki nad dzieckiem,  zgodnie z którymi jako koszt opieki nad dzieckiem należy uznać (na podstawie rachunków, faktur) koszt przedszkola, żłobka lub innej instytucji zajmującej się opieką dzieci oraz rachunki wynikające z legalnych (spełniających wymagania nałożone odrębnymi przepisami - podatkowymi, ubezpieczeń społecznych) umów cywilno-prawnych np. z opiekunami dzieci. Należy postępować zgodnie z ww zasadami Podręcznika. Koszty obiadów można uznać za kwalifikowalne, jeżeli konieczność finansowania obiadów dzieci w szkole wynika wyłącznie z faktu pozostawania tych dzieci pod opieką szkoły w związku z uczestnictwem ich matek w przedsięwzięciach realizowanych dla BO w ramach projektu.

 

Koszty dotyczące transakcji międzynarodowych należy rozliczyć w kategorii II zgodnie z charakterem wydatku.

 

Cząstkowe wnioski o płatność powinny dotyczyć kwot w wysokości co najmniej 30% otrzymanej transzy. Na wniosek Administratora może być udzielona zgoda na wyjątek od tej zasady, przy czym w sytuacji opisanej w pytaniu (tj. dokonanego rozliczenia 75% transzy) można już bez zgody KSW złożyć wniosek dopełniający na mniejszą kwotę.

 

Z uwagi na wynikający z obowiązujących przepisów oraz praktyki tryb i terminy dokonywania odpisów na zfśs i ich korekty nie ma przeszkód, aby UJ dokonał we wniosku o płatność rozliczenia kwoty odpisu, a następnie w innym wniosku - ewentualnej korekty tej kwoty odpisu.

Do wniosku o płatność należy dołączyć źródłowy dokument księgowy dot. kwoty dokonanego odpisu, a do wniosku o płatność zawierającego rozliczenie korekty - źródłowy dokument księgowy dot. korekty kwoty odpisu. W kol. 10 tabeli należy wpisać wynikającą z załączonego dokumentu księgowego wartość całego dokonanego odpisu, w kol. 11 - powtórzyć wartość z kol. 10, w kol. 12 - należy wpisać kwotę odpisu dotyczącą pracowników projektu EQUAL. W przypadku korekty należy postąpić jak wyżej wpisując odpowiednio kwoty wynikające z dokonanej udokumentowanej korekty.

Odnosząc się do Państwa obaw związanych z rozliczeniem po 31.12.2007 r. informujemy, że będzie możliwość rozliczeń w okresie do 2 tygodni po tym terminie.

 

W przypadku rozliczenia przez Partnerstwo 80% "0" transzy zaliczki, gdzie wszystkie wydatki zostały uznane przez KSW i IZ za kwalifikowalne kolejny wniosek powinien zostać złożony w wysokości min 80% lub min 30% (wniosek cząstkowy) otrzymanej poprzednio transzy zgodnej z harmonogramem płatności.

 

W przypadku rozliczania wydatków pokrytych z 20% zaliczki w pkt 1 wniosku o płatność należy wpisać datę zgodną z harmonogramem płatności.

 

We wnioskach o płatność można przedstawiać do rozliczenia nie tylko wydatki sfinansowane ze środków EQUAL, ale również wydatki sfinansowane ze środków własnych. Wydatki te będą refundowane ze środków EQUAL - o ile są zgodne z budżetem projektu. (zob. Komunikat Specjalny nr 62 z dnia 12 czerwca 2006r.)

 

Zaświadczenia o nie zaleganiu z opłacaniem podatku i składek ZUS - są to zaświadczenia przedstawiające "stan na dzień". Należy je przesyłać bezpośrednio po ich uzyskaniu - nie muszą być przekazywane razem z wnioskiem o płatność.

• Partnerstwa są zobowiązane do przedstawienia w terminie do 10 stycznia i do 10 lipca odpowiednich zaświadczeń - nie oznacza to zatem, iż zaświadczenie ma przedstawiać stan na dzień 10 stycznia czy na dzień 10 lipca.
  
• Z uwagi na terminy, w jakich należy zaświadczenia przedstawić - dopuszcza się zaświadczenia z okresu: grudzień/styczeń i czerwiec/lipiec, przy czym najbardziej wskazane są zaświadczenia odpowiednio: ze stycznia oraz z lipca.

 

W sprawie konieczności załączania do wniosków o płatność kserokopii tych samych dokumentów źródłowych za każdym razem, gdy rozliczany jest kolejny wydatek zrealizowany na jego podstawie (dot. np. wypłaty z tytułu umowy zlecenia, płatności na podstawie umowy najmu) wyjaśniamy, iż przyjęcie takiej procedury wynika z podstawowych zasad realizacji i rozliczania projektów - w szczególności należy udokumentować, iż kwoty wydatków są niezawyżone, mają bezpośredni związek z projektem i są uprawnione do finansowania ze środków EQUAL. Konieczne jest zatem załączenie do rozliczenia tego rodzaju wydatków nie tylko dowodów ich poniesienia, ale i udokumentowania podstawy dokonania danego wydatku w określonej wysokości.

Z uwagi na to, że dokumentacja przekazywana z wnioskami o płatność to niejednokrotnie kilka lub kilkanaście segregatorów - odszukiwanie za każdym razem w materiałach archiwalnych dokumentu źródłowego stanowiącego podstawę zrealizowanej kolejnej wypłaty środków czy dokonania określonego wydatku - byłoby dodatkowym, czasochłonnym obciążeniem dla pracowników KSW i w znaczący sposób przedłużałoby bieżącą weryfikację wniosków o płatność i załączonej do nich dokumentacji.

Uznajemy za dopuszczalne rozwiązanie, by w ramach jednego wniosku o płatność podstawowy dokument źródłowy załączony był do dokumentacji jednej pozycji tabeli 20, a w odniesieniu do ewentualnych kolejnych pozycji tabeli, do których również powinien być załączony - zamieszczenie adnotacji (oświadczenia), iż podstawowy dokument źródłowy (np. umowa) znajduje się w dokumentacji wskazanej pozycji tabeli 20 wniosku o płatność.

Natomiast w przypadku różnych wniosków o płatność podtrzymujemy wymaganie, aby, o ile takie wydatki w nich występują, w dokumentacji każdego z tych wniosków podstawowy dokument źródłowy określonych wydatków był załączony przynajmniej do jednej z tych pozycji rozliczanych wydatków.

 

Nie jest możliwe uznanie za kwalifikowalne oraz rozliczenie w ramach budżetu Działania 2  wydatków dotyczących okresu realizacji Działania 1.

Rozwiązanie jakie proponujemy jest następujące:

• Należy formalnie zwrócić się do KSW z prośbą w sprawie możliwości dokonania określonej korekty rozliczenia Działania 1 - na tej podstawie KSW wystąpi do Instytucji Zarządzającej
• W przypadku wyrażenia zgody przez Instytucję Zarządzającą na dokonanie korekty - będziecie Państwo zobowiązani przekazać do KSW  wszystkie rachunki, których korekta ma dotyczyć
• KSW dokona korekty rozliczenia i przekaże do IZ poświadczenie wydatków w następstwie czego otrzymacie Państwo zwrot określonych poniesionych kosztów.

 

Nie jest możliwe rozliczenie tych wydatków ze środków Działania 2. Generalną zasadą jest, że zdarzenie musi mieć miejsce w terminie realizacji Działania, a dowody poniesionych kosztów mogą być wystawione również po zakończeniu danego Działania (takie sytuacje zdarzały się przy rozliczeniu Działania 1). Natomiast nie jest możliwe uznanie za kwalifikowalny i rozliczenie kosztu poniesionego przed terminem rozpoczęcia Działania.

 

Informujemy, że niezbędne jest spełnienie dwóch warunków łącznie określonych w art. 31 ust. 1d rozporządzenia MGiP, o którym mowa w naszym komunikacie nr 71, a mianowicie:

• posiadanie minimum dwuletniego doświadczenia w realizacji projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego;
• brak stwierdzonych nieprawidłowości w toku kontroli przeprowadzonych u beneficjenta zgodnie z § 12a ust. 2 pkt 1 i 2 ww rozporządzenia MGiP.

Jedynie w przypadku spełnienia ww warunków można starać się za naszym pośrednictwem o zgodę IZ na zastosowanie nowych zasad.

 

Przypominamy, że kwalifikowalne są wyłącznie wydatki uzasadnione, faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane. W związku z powyższym należy udokumentować zasadność dokonywanego potrącenia, jego wysokość i udowodnić zapłatę na rzecz komornika.

Rozumiemy niezręczność sytuacji w przypadku potrąceń komorniczych - prosimy o udokumentowanie zasadności potrącenia w sposób nie naruszający przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (może być odpowiednie oświadczenie).

Informujemy dodatkowo, iż KSW jest zgłoszona jako administrator danych osobowych.

 

Odrzucenie całego zawartego we wniosku o płatność rozliczenia zbiorczego Partnera (noty lub faktury) w przypadku, gdy stwierdzona jest niekwalifikowaność tylko jednej części składowej tego dokumentu zbiorczego jest konieczne i uzasadnione.

Przede wszystkim zwracamy Państwa uwagę na fakt, że nota czy faktura to dokumenty księgowe i tylko ich wystawca jest uprawniony do dokonania korekty. Nie możemy zatem kwalifikować wydatków w kwocie innej niż to wynika z załączonej noty czy faktury - dokument ten musi być odrzucony w całości. Ponadto, z powodu braku sprawnego systemu informatycznego, który pozwoliłby na identyfikację tych samych wydatków (dokumentów), istniałoby ryzyko kilkukrotnego rozliczenia tych samych wydatków w różnych wnioskach o płatność.

Wychodząc jednakże naprzeciw Państwa zastrzeżeniom zaproponowaliśmy stosowanie zamiast jednego dokumentu zbiorczego za okresy dłuższe, kilkumiesięczne, kilku zbiorczych dokumentów jednomiesięcznych (Komunikat specjalny nr 86 z dnia 20.09.2006 r.). W takiej sytuacji odrzucenie jednego dokumentu zbiorczego dotyczyć będzie relatywnie mniejszych kwot, a zatem będzie mniej dolegliwe dla rozliczającego poniesione wydatki.

Chcemy jednocześnie Państwa zapewnić, że usprawnianie rozliczeń wydatków, a co za tym idzie i wykorzystania środków finansujących program jest przedmiotem naszej stałej troski i o wszelkich przedsięwzięciach w tym zakresie będziemy Państwa na bieżąco informować.

 

Zasada, iż stwierdzona nieprawidłowość nawet w jednym dokumencie składowym noty lub faktury zbiorczej powoduje odrzucenie jej w całości, nadal obowiązuje, ale proponujemy aby Partnerzy zamiast jednego dokumentu zbiorczego obejmującego wydatki z kilku miesięcy - wystawiali miesięczne dokumenty  zbiorcze, czyli na przykład  przy rozliczeniu kosztów za okres 5 miesięcy należy wystawić pięć odrębnych miesięcznych not (faktur) zbiorczych  zamiast jednej.

W takiej sytuacji odrzucenie jednego dokumentu zbiorczego będzie dotyczyło wydatków poniesionych przez Partnera tylko w danym miesiącu, a nie tak jak dotychczas - w dłuższym okresie rozliczeniowym. Powyższe rozwiązanie ma charakter tymczasowy, testowy - jeżeli praktyka okaże się satysfakcjonująca dla wszystkich zainteresowanych stron, dokonamy definitywnej zmiany procedury.

 

W porozumieniu z Instytucją Zarządzającą informujemy, że w przypadku transz środków w kwocie powyżej 1 mln zł niezbędne jest ich rozliczanie z zastosowaniem cząstkowych wniosków o płatność. Nie jest dopuszczalne rozliczenie takiej transzy z zastosowaniem tylko jednego wniosku o płatność.

 

• Po weryfikacji wniosku o płatność i przesłaniu go do IZ - Krajowa Struktura Wsparcia przekazuje Administratorowi do wiadomości pismo - załącznik do listy sprawdzającej.
• Beneficjent przygotowując kolejny wniosek o płatność powinien w tym wniosku uwzględnić poprawione i/lub uzupełnione te pozycje, które w ww załączniku do listy sprawdzającej zostały wymienione jako "wydatki niekwalifikowalne".
• Pozostałe wymienione w ww załączniku do listy sprawdzającej pozycje, których dotyczą błędy typu: niewłaściwa data czy kwota podatku VAT, są korygowane przez KSW przy weryfikacji wniosku, a zatem Beneficjent nie może tych pozycji poprawiać i ponownie uwzględniać w kolejnym wniosku o płatność.
• A zatem te pozycje, które zostały w załączniku do listy sprawdzającej oznaczone jako wydatki niekwalifikowalne powinny być uwzględnione w kolejnym wniosku o płatność odpowiednio poprawione i uzupełnione. Do kolejnego wniosku o płatność należy załączyć ponownie właściwą, kompletną dokumentację związaną z wydatkiem opisanym jako niekwalifikowany w poprzednim wniosku (zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o płatność).
• W przypadku dokumentów zbiorczych przedstawianych Administratorowi przez Partnerów, tj. not księgowych, wniosków o płatność czy faktur, należy do tych zbiorczych dokumentów dołączyć kserokopie wszystkich załączników dotyczących danego zbiorczego dokumentu. Jeżeli w toku weryfikacji została zakwestionowana tylko jedna kategoria wydatków z takiego dokumentu zbiorczego, należy ponownie załączyć jedynie dokumenty poświadczające wydatki w ramach danej kategorii.

 

Informujemy, iż we wnioskach o płatność można przedstawiać do rozliczenia nie tylko wydatki sfinansowane ze środków EQUAL, ale również wydatki sfinansowane ze środków własnych. Wydatki te będą refundowane ze środków EQUAL - o ile są zgodne z budżetem projektu.

 

Wyjaśniamy, iż brak informacji z KSW o zweryfikowaniu już złożonego jednostkowego wniosku cząstkowego nie wstrzymuje możliwości składania następnych wniosków cząstkowych.

 

W związku z wprowadzanym w Fundacji "Fundusz Współpracy" Systemem Zarządzania Jakością ISO prosimy o stosowanie załączonego wzoru opisu segregatorów, w których przekazujecie Państwo do KSW dokumentację wniosków o płatność.

Zastosowanie ww. opisu już w momencie przekazywania dokumentacji do KSW  przyspieszy i ułatwi obieg oraz archiwizację dokumentacji.

 

W celu zintensyfikowania wdrażania programu IW EQUAL - z dniem 1 czerwca br. została wprowadzona  zmodyfikowana procedura rozliczania wniosków o płatność:

• wniosek o płatność jest przekazywany przez KSW do Instytucji Zarządzającej po jednokrotnej weryfikacji;
• jeżeli w wyniku tej jednokrotnej weryfikacji zostaną zakwestionowane jakieś wydatki - Partnerstwo otrzyma pisemną informację o tych wydatkach i przyczynach ich odrzucenia;
• Partnerstwo będzie miało możliwość rozliczenia zakwestionowanych wydatków w kolejnym wniosku o płatność - po dokonaniu stosownych zmian i uzupełnień.

Powyższa modyfikacja procedury nie zmienia wymogu rozliczenia co najmniej 80% otrzymanych środków w celu pozyskania kolejnej transzy środków.

 

W przypadku faktur lub rachunków za zakupy towarów spożywczych w związku ze spotkaniami (w tym: konferencjami, naradami itp.) lub za konsumpcję w restauracjach, stołówkach itp. związaną ze spotkaniami - należy na tych dokumentach szczegółowo opisać charakter spotkania, liczbę uczestników i czas trwania spotkania.

 

Rozliczenie wydatków Partnerów może przybrać następujące formy:

1) zbiorczej faktury VAT,

lub

2) zbiorczej noty:

• zbiorczej noty księgowej,
• noty przybierającej formę wniosku o płatność Partnera.

Jednocześnie informujemy, że:

   i.      uległa zmianie zawarta w komunikacie nr 39 możliwość dołączania ograniczonej liczby dokumentów do zbiorczej noty/faktury i niezależnie od przyjętej metody dokumentowania wydatków przez Administratora - do zbiorczych faktur lub not należy dołączyć kopie wszystkich dokumentów składowych;

  ii.      wszystkie zbiorcze dokumenty wystawione przez Partnera powinny być zaewidencjonowane w księgach Administratora.

Z uwagi na specyficzną formę zbiorczej noty w postaci wniosku o płatność w Komunikacie nr 47 przedstawiony jest przykład jej zastosowania.

 

Stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie zapisów dotyczących dokumentowanych wydatków Partnerów zamieszczanych w tabeli (20) we Wniosku beneficjenta o płatność jest następujące:

1. "W tab. 20 wniosku o płatność Administrator przedstawia wydatki Partnera wykazując noty/faktury (zbiorcze) wystawiane przez Partnera na Administratora, na które składają się poszczególne dokumenty potwierdzające wydatki Partnera",

2. "Instytucja Zarządzająca PIW EQUAL informuje, że rozliczając wydatek w zestawieniu 20 wniosku o płatność na podstawie not zbiorczych, należy wykazać podatek VAT, który uznany został za kwalifikowany. Nota księgowa zastępuje dokumenty składowe i stanowi sumę ich wartości (w tym VAT)".

W związku z powyższym informujemy, że:

• w przypadku stosowania metody dokumentowania wydatków wg zasad sprzed wejścia w życie propozycji Zespołu Naprawczego - jesteście Państwo zobowiązani do przekazywania do KSW jako załączników do zbiorczej noty/faktury Partnera kopii wszystkich dokumentów, których ta nota/faktura dotyczy;
• w przypadku stosowania rozwiązania z ograniczoną liczbą dokumentów wg propozycji Zespołu Naprawczego - do noty/faktury zbiorczej należy dołączyć również odpowiednio ograniczoną liczbę dokumentów, ale w takiej sytuacji należy w relacjach Administrator - Partner stosować takie zasady archiwizacji dokumentów, aby wszystkie dokumenty były dostępne dla każdej kontroli na miejscu u Administratora.

Ponadto przypominamy, iż wystawiając zbiorcze dokumenty należy stosować odpowiednio jasny i precyzyjny podział wydatków na kategorie, z uwzględnieniem ewentualnej różnorodności stawek VAT z dokumentów źródłowych tak, by istniała możliwość weryfikacji danych przedstawionych w tabeli (20).

 

Cząstkowe wnioski o płatność to wnioski na kwotę stanowiącą co najmniej 30% wydatków kwalifikowanych otrzymanej poprzednio transzy. Wnioski te są weryfikowane w KSW z jednokrotną możliwością dokonania korekty. O wydatkach uznanych za niekwalifikowalne Partnerstwo jest informowane na piśmie. Wydatki te mogą być, po odpowiednim uzupełnieniu (korekcie), ujęte w następnym wniosku cząstkowym. W celu uniknięcia ryzyka kilkakrotnego uznania wydatków za kwalifikowalne - wniosek cząstkowy o płatność powinien zawierać oświadczenie informujące, iż wydatki kwalifikowalne w danym wniosku nie zostały rozliczone w poprzednich cząstkowych wnioskach o płatność.

Wniosek cząstkowy o płatność składany jest wg standardowego wzoru wniosku beneficjenta o płatność. Wszystkie pola wniosku wypełniane są tak jak w standardowym wniosku o płatność, z wyjątkiem punktu 15. We wniosku cząstkowym o płatność w punkcie tym wypełniamy "0,00" do momentu uzyskania wymaganego minimum 80% wydatków. Kwotę wnioskowaną wpisuje się w ostatnim wniosku cząstkowym. Zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatność, w punkcie 1 wpisujemy okres transzy zgodnej z harmonogramem płatności. Okres ten będzie tożsamy dla wszystkich wniosków cząstkowych beneficjenta o płatność dotyczących danej transzy.

Do każdego wniosku cząstkowego o płatność załączyć należy dokumenty finansowe ujęte w tabeli 20 oraz Załącznik nr 4 do Umowy o dofinansowanie Działania 2. Numeracja dokumentów ujętych w tabeli 20 dla kolejnych wniosków cząstkowych jest odrębna. W Załączniku nr 4 do Umowy o dofinansowanie Działania 2, dołączonego do ostatniej płatności cząstkowej, należy wykazać sumę poszczególnych wydatków kwalifikowanych z kolejnych zaakceptowanych przez KSW wniosków cząstkowych.

Poszczególne zweryfikowane wnioski o płatność cząstkową są przekazywane do Instytucji Zarządzającej. Po uzyskaniu przez PRR wymaganego minimum 80% wydatków, Instytucja Zarządzająca, na podstawie kolejnych zaakceptowanych wniosków cząstkowych o płatność uruchamia środki płatnicze rozliczanej danej transzy.

Z możliwości składania cząstkowych wniosków o płatność mogą korzystać wszystkie Partnerstwa, ale powinny przede wszystkim te, które zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym Załącznik nr 3 do Umowy o dofinansowanie Działania 2 planują składanie wniosków o płatność nie częściej niż raz na kwartał, oraz te, które przedstawiają bardzo dużą liczbę dokumentów finansowych do wniosku o płatność.

 

W  celu usprawnienia pracy podczas spotkania - prosimy o wcześniejsze przygotowanie i przyniesienie na umówione konsultacje kilku dokumentów z każdej kategorii.

Są to:

• wypełniony wniosek o płatność,
• dokumenty finansowe: listy płac, rachunki do umów cywilno - prawnych,
• rozliczenia delegacji służbowych krajowych i zagranicznych wraz ze wszystkimi załącznikami,
• faktury / rachunki za zakupy i usługi,
• inne dokumenty, jakie uznacie Państwo za wymagające wyjaśnienia, co pracownikom Działu Finansowego ułatwi udzielenie możliwie najbardziej wyczerpującej odpowiedzi.

Jednocześnie zwracamy uwagę, że konsultacje te mają charakter wyłącznie szkoleniowy - nie stanowią etapu weryfikacji wniosku o płatność. Może się zatem zdarzyć, że po faktycznej weryfikacji wniosku skierujemy do Państwa uwagi w sprawach nie omawianych w czasie konsultacji.

 

Zgodnie z ustaleniami Zespołu Naprawczego PIW EQUAL - od 1 marca 2006 r. Krajowa Struktura Wsparcia przeprowadza indywidualne warsztaty w zakresie wniosków o płatność dla  Partnerstw (zarówno dla przedstawicieli Administratora, jak i poszczególnych Partnerów).

Partnerstwa mogą po wcześniejszym uzgodnieniu z KSW, skorzystać z możliwości sporządzenia wniosku o płatność pod nadzorem i z pomocą kompetentnego pracownika służb finansowych Krajowej Struktury Wsparcia. KSW zapewnia odpowiednie warunki (pomieszczenie, sprzęt) oraz wiedzę i umiejętności odpowiednich pracowników merytorycznych i finansowych.

 

Zgodnie z ustaleniami podjętymi w toku prac Zespołu Naprawczego PIW EQUAL - Krajowa Struktura Wsparcia przyjęła dodatkową procedurę, która ma na celu skrócenie czasu weryfikacji wniosków o płatność. W związku z tym, że w wielu przypadkach wnioski o płatność oraz dokumentacja im towarzysząca zawierają uchybienia i nieprawidłowości formalne możliwe do stwierdzenia bez dogłębnej weryfikacji merytorycznej i finansowej, dlatego wnioski o płatność w momencie  wpłynięcia do KSW będą wstępnie weryfikowane przez upoważnioną osobę z punktu widzenia formalnej poprawności i kompletności dokumentacji.

Jeżeli wniosek o płatność i dokumentacja z nim związana nie spełni formalnych wymagań, będzie tego samego dnia zwracany do Beneficjenta z odpowiednim pismem. Natomiast wniosek spełniający te wymagania będzie niezwłocznie kierowany do weryfikacji merytorycznej, a następnie finansowej. Procedura ta obowiązuje od dnia 1 marca br.

 

Na podstawie ustaleń podjętych przez Zespół Naprawczy PIW EQUAL, zmierzających do przyspieszenia procesu weryfikacji wniosków o płatność - Krajowa Struktura Wsparcia opracowała standardowy opis na dokumentach przedkładanych do weryfikacji wraz z wnioskiem o płatność. Opis ten oraz kilka przykładów zastosowania proponowanego wzorca znajdują się w załączeniu do komunikatu nr 30.

Opis standardowy to propozycja, którą Partnerstwa mogą zastosować ale nie muszą. Niemniej jednak zastosowanie takiego opisu sprzyjać będzie przyspieszeniu weryfikacji  przedkładanej dokumentacji. 

Załączony do komunikatu wzorzec opisu można stosować w dokumentacji wniosków o płatność składanych  od dnia 1 marca 2006 r.

 

Zespół Naprawczy PIW EQUAL przyjął takie rozwiązanie dopuszczające w Działaniu 2 możliwość rozliczania w ramach wniosku o płatność wydatków uznanych za niekwalifikowane  we wniosku wcześniejszym, ale dla uniknięcia ryzyka wielokrotnego rozliczenia tych samych wydatków - Krajowa Struktura Wsparcia wprowadziła obowiązek dołączania do każdego wniosku o płatność oświadczenia, którego treść jest w załączeniu do komunikatu nr 29.

Oświadczenie należy dołączać do wniosków o płatność przekazywanych już od dnia 1 marca 2006 r.

 

Na podstawie ustaleń podjętych w toku prac Zespołu Naprawczego PIW EQUAL - Krajowa Struktura Wsparcia opracowała propozycję dotyczącą ograniczenia liczby dokumentów przedstawianych wraz z wnioskami o płatność. Jest to propozycja rozwiązania, które Partnerstwa mogą zastosować (w całości) lub pozostać przy dotychczasowym trybie dokumentowania wydatków rozliczanych w przedstawianym wniosku o płatność.

W proponowanym rozwiązaniu zmniejszamy liczbę rodzajów dokumentów obowiązkowo przedkładanych wraz z wnioskiem o płatność z 45 do 27 - zgodnie z załączonym wykazem.

W szczególności zwracamy uwagę na fakt, że przyjmując do realizacji proponowane rozwiązanie - Partnerstwa nie będą musiały każdorazowo przedkładać dokumentów: ZUS DRA, PIT-4 oraz wyciągów bankowych związanych z tymi płatnościami, a także oświadczeń dotyczących zapłaty za osoby zatrudnione w PIW EQUAL. Zamiast tego, Partnerstwa będą zobowiązane dwa razy w roku tj. do dnia 10 stycznia i do dnia 10 lipca każdego roku - przedstawić zaświadczenia z ZUS i Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z płatnościami odpowiednio: składek i podatku.

Niektóre z dotychczas wymaganych oświadczeń mogą być zastąpione opisami na odpowiednich dokumentach podstawowych (na przykład oświadczenie o sposobie rozliczenia kwoty kwalifikowanej zastępuje się opisem na odpowiednim dokumencie, którego to rozliczenie dotyczy). Ponadto proponujemy, aby Partnerstwa nie załączały do wniosku o płatność dziewięciu rodzajów dokumentów (w tym na przykład kart czasu pracy), a ich weryfikacja przez pracowników KSW nastąpi w toku kontroli na miejscu.

W załączeniu do komunikatu nr 28 znajduje się szczegółowy wykaz rodzajów dokumentów: wymaganych przy rozliczeniu wniosku o płatność, zastąpionych opisem na dokumencie podstawowym, zastąpionych zaświadczeniami z ZUS i US dwa razy w roku, wymaganych do przedstawienia tylko w czasie kontroli na miejscu. Prosimy o dokładne zapoznanie się z tym wykazem, w przypadku wątpliwości zwrócenie się do KSW o dodatkowe wyjaśnienia.

Proponowane rozwiązanie można stosować do wniosków przedkładanych już od dnia 1 marca 2006 r.

 

Po konsultacji z Instytucją Zarządzającą informujemy, że w przypadku zakupu  towarów i usług, za które dokonano płatności gotówką, właściwym i wystarczającym dokumentem jest faktura (rachunek), na której powinno być napisane "zapłacono gotówką" z odpowiednią datą oraz podpisem i pieczątką wystawcy faktury. Jeśli na fakturze brak któregokolwiek z tych elementów niezbędny jest dodatkowy dokument: raport kasowy, dowód KW albo wyciąg bankowy.