Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Końcowa data kwalifikowalności wydatków dla Działania 3 jest określona w umowie o dofinansowanie Działania 3 (paragraf 5). Jeśli jest to 30 czerwca 2008 r. to oznacza, że tylko koszty powstałe do 30 czerwca br. i jednocześnie bezpośrednio związane z czynnościami zrealizowanymi w okresie kwalifikowalności wydatków (tj. do 30 czerwca br.) mogą  być uznane za kwalifikowalne. A zatem w opisanej sytuacji wynagrodzenie tych osób za lipiec i sierpień nie będzie kosztem kwalifikowalnym.
Sugerujemy zapoznanie się z Wytycznymi dotyczącymi zamknięcia pomocy z EFS dostępnymi na stronie internetowej KSW m.in. w zakładce „Zamykanie programów".

 

Może, jeśli tłumaczenia publikacji nie znajdują się w zakresie obowiązków tej osoby w ramach zatrudnienia w projekcie.

 

W sprawie możliwości kwalifikowania w koszty projektu wypłat ekwiwalentu - prosimy zapoznać się z odpowiedziami na pyt. nr  67 i 75.
Natomiast tryb i terminy kwalifikowalności, płatności i składania wniosków o płatność określają: umowa o dofinansowanie Działania i Wytyczne dot. zamykania projektów. Należy zatem postąpić zgodnie z  umową i Wytycznymi.

 

Zgodnie z Kodeksem pracy - pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop może być uznany za kwalifikowalny jedynie w sytuacji jeśli dotyczy urlopu za 2008 r. i ewentualnie za 2007 r., a brak możliwości wykorzystania urlopu w okresie do końca Działania 2 zostanie uzasadniony rzeczywistą potrzebą obsługi projektu. Ponadto, zwracamy uwagę, iż w koszty projektu może być zakwalifikowana tylko część wypłaconego ekwiwalentu odpowiadająca relacji premii za pracę przy projekcie do wynagrodzenia zasadniczego i innych składników uwzględnionych przy ustalaniu ekwiwalentu.

 

KSW nie jest uprawniona do podejmowania decyzji lub formułowania interpretacji w zakresie prawa podatkowego, a także do rozstrzygania czy w stosunku do przedmiotu umowy, o której mowa pytaniu mają zastosowanie zarówno przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jak i przepis art. 22 ust. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

 

Możliwość jednorazowej wypłaty wynagrodzenia za cały rok musi być akceptowana przez pracownika i musi wynikać z zapisów umowy o pracę - pracownik podpisując umowę z pracodawcą wyraża zgodę na takie warunki pracy i płacy jakie są w niej zawarte. Ponadto, niezależnie od przyjęcia rozwiązania polegającego na jednorazowej wypłacie wynagrodzenia za cały rok, w każdym miesiącu powinna być wystawiana lista płac dla tych pracowników (lub lista płac obejmująca również tych pracowników), których dotyczy pytanie.

Jeśli ww warunki są spełnione - do rozliczenia przedmiotowej wypłaty wynagrodzeń ze środków projektu - niezbędne jest załączenie kopii umów o pracę do wniosku o płatność.

 

Jeśli refundacja kosztu zakupu okularów ochronnych do pracy przy komputerze jest przewidziana w regulaminie wewnętrznym pracodawcy, a pracownik jest zatrudniony przy realizacji projektu to możliwe jest sfinansowanie tego kosztu ze środków projektu . W przypadku pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu jedynie w części etatu koszt ten może być sfinansowany ze środków projektu proporcjonalnie do części etatu zatrudnienia na rzecz projektu.

 

IZ stoi na stanowisku, iż odprawy nie powinny być pokrywane ze środków projektu EQUAL. Beneficjent przedłużając realizację umowy oraz podpisując umowy na czas nieokreślony w zasadzie musiłąby w tym samym czasie złożyć wypowiedzenia tych umó i pokryć z projektu wydatki związane z odprawami, co wiązałoby się z nieefektywnością gospodarowania środkami publicznymi. IZ rekomenduje wykorzystanie w przedmiotowym przypadku umów na czas wykonania określonej pracy lub umów cywilno - prawnych w zgodzie z przepisami Kodeksu Pracy. Poniżej opinia w sprawie:

Zieleniecki M. Fun.Gosp.  2004, stan prawny: 2004.07.01

Komentarz do art. 25(1) kodeksu pracy (Dz..U.98.21.94), [w:] U. Jackowiak (red.), M. Piankowski, J. Stelina, W. Uziak, A. Wypych-¯ywicka, M. Zieleniecki, Kodeks pracy z komentarzem, Fundacja Gospodarcza, 2004, wyd. IV.

2.   Nawiązanie stosunku pracy na czas nieokreślony na podstawie art. 251 k.p. następuje w razie zawarcia trzeciej, kolejnej umowy o pracê na czas określony. Przepis ten nie ma zastosowania do innych terminowych umów o pracę (umowa na okres próbny czy umowa na czas wykonania określonej pracy). Art. 251  k.p. nie ma również zastosowania do stosunków prawnych, w których brak jest podstawowych elementów charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak osobiste wykonywanie czynności oraz podporządkowanie organizacyjne i służbowe. Przepis ten znajduje natomiast zastosowanie w sytuacji, w której strony - mimo iż faktycznie zawarły (w warunkach przewidzianych w tym przepisie) umowy o pracę - nadały im inną nazwę, np. umów zlecenia ( wyr. SN z 04.12.1997 r., I PKN 394/97, OSNAP 1998/20/595).

 

Ad. 1 - Tak, jest wymagane prowadzenie kart czasu pracy dla osób oddelegowanych do pracy na rzecz projektu w części wymiaru etatu.
Ad.2 - Co do zasady karty czasu pracy dołącza się do wniosku o płatność, a w przypadku gdy Beneficjent wybrał wariant ograniczonej liczby dokumentów (zob. komunikat nr 28 z marca 2006 r.) wówczas karty czasu pracy muszą jedynie być dostępne w czasie kontroli na miejscu.

 

Generalnie możliwość wypłaty nagród ze środków PIW EQUAL istnieje jedynie w sytuacji, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• regulamin wynagradzania w danej jednostce przewiduje wypłatę określonego rodzaju nagród;
• regulamin ten był ustalony jeszcze przed przystąpieniem tej jednostki do realizacji projektu PIW EQUAL;
• regulamin ten został zaakceptowany przez KSW.

Bez spełnienia ww warunków wypłacone nagrody nie mogą być kosztem kwalifikowalnym w ramach PIW EQUAL.

Ponadto, w opisanej sytuacji, jeśli jest to nagroda uznaniowa - czyli jej przyznanie pracownikowi nie jest obowiązkiem pracodawcy, lecz zależy wyłącznie od uznania pracodawcy komu przyznać nagrodę, za co i w jakiej wysokości - to aby jej koszt mógł być kwalifikowalny w ramach PIW EQUAL (w całości lub w części odpowiadającej wymiarowi części etatu w ramach projektu) przyznanie tej nagrody musi mieć uzasadnienie w jakości pracy na rzecz projektu, czy w szczególnych osiągnięciach w pracy na rzecz projektu.

Jeżeli jednak z regulaminu wynika, iż to świadczenie należy się pracownikowi niezależnie od jego szczególnych osiągnięć i oceny jego pracy przez pracodawcę, a jedynie po spełnieniu określonych obiektywnych warunków - jest to premia i będzie kwalifikowalna w ramach projektu w całości lub części odpowiednio do wymiaru etatu na rzecz projektu.

 

W opisanej sytuacji jest możliwość sfinansowania ze środków projektu wypłaty nagrody jubileuszowej, ale jedynie w części proporcjonalnej do udziału czasu zatrudnienia przy obsłudze projektu w stażu pracy wymaganym do wypłaty nagrody. Sugerujemy zapoznanie się odpowiedzią na pyt. 60.

 

Zgodnie z Kodeksem pracy - pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop za 2008 r. (odpowiadający trzymiesięcznemu zatrudnieniu) może być uznany za kwalifikowany jedynie w sytuacji, gdy brak możliwości wykorzystania kilku dni urlopu w 2008 r. (do końca marca) będzie uzasadniony rzeczywistą potrzebą obsługi projektu.

 

Osoba zatrudniona przy realizacji projektu zarówno na umowę o pracę, jak i na podstawie umowy cywilno - prawnej może przeprowadzić szkolenie dla BO, o ile:
 

• osoba ta spełnia wymogi stawiane osobie szkolącej BO,
• praca wykonywana w ramach jednej umowy nie pokrywa się z zakresem obowiązków realizowanych w ramach drugiej umowy,
• szkolenie realizowane w ramach jednej umowy będzie przeprowadzone w czasie innym niż praca wykonywana w ramach drugiej umowy,
• rodzaj umowy cywilno - prawnej (o dzieło lub zlecenie) podpisanej z prowadzącym szkolenie/konsultacje będzie zgodny z przepisami KC.

Należy też zwrócić uwagę na to, czy łączny czas pracy w ramach dwóch umów nie budzi wątpliwości co do jego realności i zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy.

 

Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatków (wersja II) do kategorii I można zaliczyć wydatki osobowe na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej. W przypadku umów cywilno - prawnych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą - wydatki udokumentowane fakturą VAT należy zaliczyć do kategorii III (wprowadzając stosowne zmiany do budżetu, o ile wystąpi taka potrzeba).

 

Dokumentowanie i kwalifikowanie wydatków związanych z dojazdami i podróżami powinno odbywać się zgodnie zasadami opisanymi w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II):

• w odniesieniu do dojazdów BO w części „Dokumentowanie wydatków związanych z dojazdem beneficjentów ostatecznych” (DZPK są Beneficjentami Ostatecznymi projektu),
• w odniesieniu do podróży personelu projektu w części „Dokumentowanie wydatków związanych z podróżami służbowymi personelu projektu”.

Zwracamy uwagę, iż rozliczanie podróży służbowych z zastosowaniem ”kilometrówki” i uznanie wydatków poniesionych na ten cel za kwalifikowalne dotyczyć może jedynie personelu projektu i to w rzeczywiście uzasadnionych przypadkach (np. brak innych możliwości dojazdu, przewożenie ciężkich bagaży, materiałów). Natomiast w przypadku BO koszty przejazdu samochodem prywatnym kwalifikowane są do wysokości ceny biletu transportu zbiorowego na danej trasie.

 

Zgodnie z udzieloną już odpowiedzią – jeżeli zachodzi sytuacja uregulowana w Kodeksie pracy wówczas możliwe jest uznanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop za wydatek kwalifikowalny.

 

Nie jest możliwe przyjęcie proponowanego rozwiązania. Należy dokonać zmian w umowie o PRR i, o ile sytuacja tego wymaga, w umowie o dofinansowanie Działania, tj. przenieść zadania wraz z budżetem na ich realizację do zadań i budżetów odpowiednich Partnerów.

 

Generalnie możliwość wypłaty nagród ze środków PIW EQUAL istnieje jedynie w sytuacji, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• regulamin wynagradzania w danej jednostce przewiduje wypłatę określonego rodzaju nagród;
• regulamin ten był ustalony jeszcze przed przystąpieniem tej jednostki do realizacji projektu PIW EQUAL;
• regulamin ten został zaakceptowany przez KSW.

Bez spełnienia ww warunków wypłacone nagrody nie mogą być kosztem kwalifikowalnym w ramach PIW EQUAL.

Ponadto, w przypadku nagrody jubileuszowej, która jest nagrodą wyłącznie za określoną liczbę lat pracy, sfinansowanie ze środków projektu mogłoby dotyczyć jedynie kwoty proporcjonalnej do udziału czasu zatrudnienia przy obsłudze projektu w stażu pracy wymaganym do wypłaty nagrody.

 

Proponowane zatrudnienie osób pracujących w zespole projektu - w charakterze asystentów trenerów jest do zaakceptowania pod warunkiem, że:

• jest to rozwiązanie uzasadnione i optymalne z punktu widzenia celów warsztatów i projektu,
  osoby te spełniają warunki i wymagania jakie powinni spełniać asystenci trenerów w tym projekcie,
• zakres zadań do wykonania w związku z funkcją asystenta trenera nie może być tożsamy z
• zakresem obowiązków wykonywanych w ramach dotychczasowego zatrudnienia,
• zgodnie z planowanym budżetem - z osobami tymi zostaną podpisane umowy cywilno – prawne dotyczące wykonania pracy asystenta. Wymiar czasu pracy niezbędny do wykonania pracy asystenta trenera, łącznie z wymiarem czasu pracy obecnego zatrudnienia nie może budzić wątpliwości zarówno z punktu widzenia przepisów prawa pracy, jak i możliwości rzetelnego wykonania pracy asystenta i pracy przy obsłudze projektu.

 

Kodeks pracy reguluje sytuacje, w których pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu urlop, a ekwiwalent pieniężny może otrzymać w przypadku niewykorzystania przysługującego mu urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Sam fakt wystąpienia oszczędności w budżecie nie uzasadnia wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – byłby to wydatek niekwalifikowalny.

 

Środki niewykorzystane na wynagrodzenie z powodu choroby pracownika można przeznaczyć na jakiś właściwie uzasadniony cel. Natomiast sam fakt wystąpienia oszczędności nie może być uzasadnieniem dla dokonania zmiany kosztu jednostki czasu pracy.

 

Co do zasady przyjmuje się, iż stawka za kilometr przebiegu pojazdu jest zryczałtowanym odpowiednikiem wszystkich ponoszonych kosztów związanych z podróżą samochodem. Jednakże możliwe jest rozliczenie i zakwalifikowanie innych uzasadnionych kosztów, o ile umowa pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą to przewiduje.

Zwracamy uwagę, iż możliwość odbycia podróży samochodem prywatnym i rozliczenia kosztów tej podróży reguluje par.5 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 2002 r. dotyczącego podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz par. 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia MPiPS z 2002 r. dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Przepisy te nie przewidują zwrotu innych kosztów niż obliczone z zastosowaniem tzw kilometrówki.

Natomiast par. 3 pkt. 4 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych na obszarze kraju i par. 2 pkt 2 ppkt c) rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju - przewidują zwrot innych (udokumentowanych) wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

 

W opisanej sytuacji wynagrodzenie wypłacone z umowy o dzieło może być uznane za kwalifikowalne - należy jednak do dokumentacji wydatków dołączyć odpowiednie oświadczenie wyjaśniające sytuację.

 

Ad.1 W przypadku gdy Beneficjent wypłaca pracownikowi zaliczkę w walucie obcej - po stronie Beneficjenta leży obowiązek udokumentowania rzeczywistego kursu. W opisanej sytuacji, gdy na wniosek pracownika wypłacono zaliczkę w PLN - obowiązkiem Beneficjenta jest wyegzekwowanie od pracownika udokumentowania kursu rzeczywistego waluty (może to być na przykład dowód zakupu waluty w banku przez pracownika, dokument o wysokości kursu waluty w banku, w którym pracownik ma konto, z dnia pobrania waluty z konta itp.). Zwracamy uwagę na to, że dowody przedstawione przez pracownika nie mogą pochodzić z okresu zbyt odległego od terminu delegacji.

Ad.2 Jeśli dodatkowe wynagrodzenie roczne jest wypłacane obligatoryjnie, zgodnie z przepisami - jest wydatkiem kwalifikowalnym (proporcjonalnie do czasu przepracowanego na rzecz projektu).

 

Ogólne wymagania sformułowane wg naszej oceny – przedstawiliśmy w odpowiedzi na pyt. 171. Administrator/Partner lub wspólnie powinniście Państwo sami ocenić kto spełnia właściwe kryteria coacha dla określonych BO zgodnie z określoną strategią i wymaganiami projektu. Zarówno poziom wykształcenia jak i kwalifikacje merytoryczne coacha muszą być takie, by określonym BO w określonym zakresie gwarantował wartość dodaną zgodną z założeniami projektu.

 

Konieczność przekazania wynagrodzenia nie na rachunek danej osoby lecz na konto ZUS w związku z postępowaniem egzekucyjnym nie ma wpływu na kwalifikowalność wydatku (kosztu). Zapłata wynagrodzenia za pracę na rzecz projektu osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilno – prawnej jest kwalifikowalna, o ile jest zgodna z umową i właściwie udokumentowana. W opisanej sytuacji należy uwzględnić konieczność udokumentowania przelewu środków na rachunek ZUS określony w zawiadomieniu o zajęciu wynagrodzenia.

 

Co do zasady, jeśli w ramach jednej umowy o pracę pracownik wykonuje zadania na rzecz trzech przedsięwzięć (Działanie 2, Działanie 3 oraz inne) to: na podstawie kart czasu pracy wylicza się relację godzin przepracowanych na rzecz każdego z przedsięwzięć i z zastosowaniem tej relacji dzieli się odpowiednio wynagrodzenie, jak i inne elementy z tym wynagrodzeniem związane.

Jeżeli Państwa pytanie dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych to należy do rozliczenia podejść tak jak powyżej, tj. skorzystać z proporcji wyliczonej wg ww relacji godzin przepracowanych na rzecz poszczególnych przedsięwzięć (Działanie 2, Działanie 3, inne).
Jeśli nie wszystkie dochody podlegają opodatkowaniu to należy oprzeć się na przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22).

Jeśli Państwa pytanie dotyczy problematyki podatku dochodowego od osób prawnych to wynagrodzenie osób pracujących przy realizacji projektów są kosztami uzyskania przychodów, a to, w jakim procencie wynagrodzenie ma być zaliczone do tych kosztów zależy od tego, czy „inne” zadania też dotyczą przychodów opodatkowanych. Jeżeli nie, to do kosztów uzyskania przychodów należy zaliczyć wynagrodzenia w odpowiedniej proporcji wyliczonej wg ww relacji godzin przepracowanych na rzecz poszczególnych przedsięwzięć (Działanie 2, Działanie 3, inne).

 

Zalecamy aby w umowie z wolontariuszem była klauzula dotycząca zwrotu kosztów podróży. Zwrot kosztów podróży wolontariusza może być kwalifikowalny, przy czym powinien być realizowany na takich samych zasadach, jak pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę (w ramach limitów wynikających z odpowiednich rozporządzeń). W sprawie opodatkowania ww kosztów - wolontariusza, tak jak pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, dotyczą przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w tym zakresie. Jak rozumiemy z Państwa pytania – wolontariusz odbył podróż własnym samochodem (rozliczenie przebiegu kilometrów). Zwracamy zatem uwagę, iż odbycie podróży samochodem prywatnym powinno być uzasadnione i poprzedzone zgodą Kierownika danego podmiotu.

 

Na bardzo ogólne pytanie możemy jedynie odpowiedzieć, iż z punktu widzenia projektu generalnie nie ma przeciwwskazań do takiego zatrudnienia.

 

Według naszej oceny coacherem powinna być przede wszystkim osoba z odpowiednim certyfikatem w zakresie coachingu, kwalifikacjami merytorycznymi, udokumentowanym doświadczeniem. Może dojść do uznania niekwalifikowalności wydatków jeśli okaże się, że coachingiem zajmowała się osoba niekompetentna. Szczegółowe wymagania stawiane coacherowi oraz potwierdzenie (udokumentowanie) jego kwalifikacji - powinny być odpowiednie do tego kto i w jakim zakresie ma być szkolony.

 

W opisanej sytuacji można przyjąć takie rozwiązanie jak w Działaniu 2, tzw. plan pracy, określający realizację zadań w danym miesiącu, wskaźnik realizacji i jego wykonanie. Należy przy tym pamiętać by podział wykonywanej pracy (i jej kosztów) pomiędzy Działanie 2 i Działanie 3 był wyraźny i przejrzysty.

 

Wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne wyłącznie jeśli dotyczą realizacji danego Działania i są właściwie udokumentowane. Nie jest zatem możliwa akceptacja proponowanego rozwiązania. Dla rozliczenia wydatków każdego z Działań odrębnie - należy w każdym miesiącu dzielić wynagrodzenia w przyjętej proporcji (0,75 etatu – Działanie 2 i 0,25 etatu – Działanie 3). Możliwe jest stosowanie dla tych dwóch Działań takiej samej dokumentacji poniesionych wydatków na wynagrodzenia tylko z ich rozliczeniem (np. ręcznym) w proporcji 0,75 i 0,25.

 

Jeżeli finansowanie kosztów związanych z KST zaplanowano w budżecie Działania 2, a osoba ta nie jest pracownikiem projektu w Działaniu 2 należy w ramach budżetu Działania 2 wygospodarować środki na sfinansowanie udziału tej osoby w spotkaniach sieci. Będzie to wyjazd osoby nie zatrudnionej przy realizacji Działania 2 i powinien być rozliczony na takich zasadach, jak osoby spoza personelu projektu zaproszonej do udziału w spotkaniu.

 

Forma rozliczeń pomiędzy Partnerem a Administratorem (faktura VAT, rachunek czy nota) powinna być ustalona w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, gdy właściciel firmy będącej Partnerem osobiście wykonuje jakieś zadania na rzecz projektu to może wystawić wewnętrzną notę na swoją firmę, w której dokonuje rozliczenia własnego wynagrodzenia za wykonaną pracę podając m.in. liczbę przepracowanych godzin i stawkę godzinową. Następnie firma czyli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą będąca Partnerem uwzględnia koszty wynikające z tej noty w dokumencie, którym rozlicza się z Administratorem (faktura, rachunek, nota). Nie ma możliwości uwzględniania w kosztach projektu jakiegokolwiek zysku firmy będącej Partnerem lub jej właściciela. Należy oczywiście pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wykonywanej pracy na rzecz projektu i jej kosztów mając na uwadze to, że tylko wydatki faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane mogą być uznane za kwalifikowalne. Możecie Państwo zastosować analogiczne rozwiązanie o ile regulacje dot. spółki z o.o. na to pozwalają.

 

Co do zasady nie ma przeciwskazań by właściciele spółki będącej Partnerem – pracowali na rzecz projektu. Praktyka jednak pokazuje, iż występują problemy zarówno w sprawach opodatkowania dochodów, jak i z weryfikacją rozliczeń – przypominamy, iż w projekcie osoby będące właścicielami spółek nie mogą uwzględniać w rozliczanych dochodach zysku, który spółka osiągałaby z tytułu pracy właściciela. W projekcie można jedynie finansować równowartość poniesionych kosztów – sugerujemy zatem wszechstronne rozważenie takiego rozwiązania.

 

Nie ma jeszcze decyzji co do ewentualnego dodatkowego finansowania zatrudnienia służb finansowo-księgowych po 31.03.2008 r. Zostaniecie Państwo poinformowani, gdy decyzje w tym zakresie zostaną podjęte.

 

Przede wszystkim przypominamy, iż każde z Działań ma odrębną umowę o dofinansowanie, odrębny rachunek i nie można środków otrzymywanych na jedno Działanie wykorzystywać do finansowania zadań realizowanych na rzecz innego Działania. Nie może mieć zatem miejsca zwiększenie wymiaru etatu w ramach Działania 2 na potrzeby Działania 3.

Niezależnie od rodzaju umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą – finansowanie i rozliczanie jego pracy musi odbywać się dla każdego z Działań odrębnie. Jednocześnie sugerujemy zapoznanie się z odpowiedziami na pytania 1, 2 i 3 w Zakładce „Personel projektu” w Bazie Pytań i Odpowiedzi.

 

Według naszej oceny zatrudnienie pracownika na czas do rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego niesie ryzyko naruszenia przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych. Należy naszym zdaniem dołożyć wszelkich starań, aby prowadzone postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zakończyło się jak najszybciej.

 

Koszt rekompensaty finansowej za nadgodziny pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę może być kwalifikowalny jedynie w przypadku:
- gdy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę przy realizacji projektu PIW EQUAL,
- a konieczność dodatkowej pracy na rzecz projektu w nadgodzinach zostanie rzetelnie uzasadniona i jej wykonanie właściwie udokumentowane.
Zwracamy dodatkowo uwagę, iż ewentualne wynagrodzenie za nadgodziny może być sfinansowane w ramach wygospodarowanych oszczędności w budżecie projektu.

 

Jest możliwość dokonania rozliczenia pomiędzy Partnerem (osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą) a Administratorem za pomocą faktury VAT (sposób rozliczeń Partnerów z Administratorem powinien być ustalony w umowie o PRR i/lub bilateralnej).

Dokumentowanie kosztów osobistej pracy osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: na wewnętrznych notach księgowych osoba ta powinna opisać i rozliczyć godziny własnej pracy, a ponadto powinna archiwizować wszystkie dowody wykonanej i rozliczanej pracy, np. sporządzone opinie, przygotowane materiały szkoleniowe, czy inne dowody przeprowadzanych konsultacji eksperckich.

Sugerujemy zapoznanie się z odpowiedziami na pytania dot. Partnerów – osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jakie znajdują się w Bazie pytań i odpowiedzi w zakładce: Personel projektu.
 
Z pytania dotyczącego zawierania umów z podwykonawcą nie wynika o jakiego podwykonawcę i o jaką pracę chodzi, niemniej jednak można przyjąć, iż umowa z podwykonawcą nie musi dotyczyć pojedynczego zadania, czy pracy – można na przykład zawrzeć umowę na stałe doradztwo itp.

 

Umowa o pracę podpisana z pracownikiem określa wysokość wynagrodzenia za pracę jakie ma otrzymywać pracownik na danym stanowisku (zatrudniony w danym charakerze). Sam fakt powstania oszczędności z tytułu nie opłacania składek E+R nie uzasadnia zwiększenia wynagrodzenia dla danego pracownika. Pracownik nie wykonał żadnej dodatkowej pracy – nie ma zatem powodu by mu dodatkowe środki wypłacić.

Powstałe oszczędności można przeznaczyć na jakikolwiek cel ściśle związany z realizacją projektu, przy czym zwracamy uwagę, iż musi to być jakieś dodatkowe, wcześniej nie planowane przedsięwzięcie i przypominamy o konieczności przestrzegania zasad dokonywania zmian w budżecie.

 

Nie jest jasna intencja zadanego pytania – rozumiemy, że to twórcy i realizatorzy projektu mają pełną wiedzę co do tego jakie koszty są zgodne z planowanym budżetem i założeniami projektu. Jeśli są to koszty nieplanowane ale uzasadnione i zgodne z założeniami projektu to należy dokonać odpowiednich zmian w budżecie (z zachowaniem zasad dokonywania takich zmian). Jeśli problem wynika z faktu podwójnej roli danej osoby – pracownika projektu i jednocześnie BO to należy rozstrzygnąć, czy w tym przypadku występuje jako pracownik czy jako BO. Jeśli uczestniczy w tych studiach jako BO – to zasady rozliczania wydatków związanych z dojazdami BO zawarte są w Podręczniku kwalifikowalności wydatków (wersja II). Natomiast co do sfinansowania kosztów noclegu BO – jeśli takiego rozwiązania wcześniej nie planowano – należy się odpowiednio kierować odpowiedzią na pyt. 16 z zakładki “Beneficjenci Ostateczni”, z której wynika, iż wyjątkowo można kwalifikować taki wydatek pod warunkiem, iż:

• jest to uzasadnione szczególną potrzebą uczestnictwa tego beneficjenta w projekcie w odniesieniu do celów PRR,
• wydatki związane z zakwaterowaniem BO nie przewyższają znacząco wydatków związanych z codziennym dojazdem beneficjenta z miejsca zamieszkania na miejsce szkolenia.

 

Jeśli w budżecie planowano zatrudnienie jednej osoby na 24 godziny za określoną stawkę godzinową, to zatrudnienie dwóch osób w ramach tej samej kwoty wymaga: odpowiedniego zmniejszenia liczby godzin na osobę lub odpowiedniego zmniejszenia stawki godzinowej lub odpowiedniego zmniejszenia zarówno liczby godzin na osobę jak i stawki godzinowej. Można też zatrudnić dwie osoby na 24 godziny z planowaną stawką godzinową, przy czym należałoby to właściwie uzasadnić i dokonać odpowiednich zmian w ramach budżetu. Niezależnie od powyższego uważamy, że wymagana liczba godzin pracy “warsztatowca” i stawka za godzinę jego pracy powinna być określona w szczególności odpowiednio do potrzeb realizacji projektu i wymagań stawianych zatrudnianej osobie.

 

Aby zrealizowany wydatek mógł być uznany za kwalifikowalny musi przede wszystkim dotyczyć okresu kwalifikowalności określonego w umowie o dofinansowanie Działania, przy czym dokument źródłowy dotyczący tego wydatku i dowód zapłaty może mieć datę z okresu późniejszego, tj. po okresie kwalifikowalności. Wprawdzie ostatni wzorzec umowy o dofinansowanie Działania (z czerwca 2006 r.) przewiduje, iż wniosek o płatność końcową powinien być złożony w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia realizacji Działania, niemniej jednak ostateczną decyzję w tym zakresie przekażemy w najbliższym czasie, gdy ukażą się przepisy dotyczące zamykania programu.

 

W opisanej sytuacji wskazane jest powierzenie obowiązków chorego pracownika innemu pracownikowi. Zwrot wynagrodzenia przez ZUS może być wykorzystany na sfinansowanie wynagrodzenia osoby zastępującej chorego pracownika.

 

Jeśli zatrudnienie w projekcie w wymiarze ½ etatu jest zatrudnieniem dodatkowym na podstawie odrębnej umowy – nie ma potrzeby prowadzenia kart czasu pracy. Karty czasu pracy należy prowadzić w przypadku gdy w ramach jednej umowy o pracę zatrudniony realizuje zadania nie tylko na rzecz projektu - wówczas wyliczenie kosztu zatrudnienia tej osoby w projekcie wymaga zastosowania podzielnika wynikającego z kart czasu pracy.

 

Powierzenie pracownikowi dodatkowych obowiązków może być powiązane ze zwiększeniem ich wynagrodzenia.

 

Z prelegentami – osobami fizycznymi należy podpisać umowy cywilno-prawne regulujące zarówno wynagrodzeniem za prelekcje (wysokość, warunki wypłaty), a także sposób i zakres finansowania innych kosztów (podróży, hotelu). Rozliczenia należy dokonać na podstawie odpowiednich dokumentów, zgodnych z zasadami obowiązującymi w PIW EQUAL. Nie ma możliwości sfinansowania takiego świadczenia jak zryczałtowana „dieta”. Prosimy o wyjaśnienie, dlaczego prelegenci nie mogą korzystać z wyżywienia zbiorowego dla uczestników konferencji i dlaczego nie można rozliczyć kosztów ich wyżywienia na podstawie zbiorczej faktury.

 

Nie ma wyłączenia spod egzekucji komorniczej wynagrodzeń finansowanych z EFS ze względu na źródło finansowania. Jeżeli zatem komornik wystąpił o dokonanie potrąceń zgodnie z obowiązującymi go przepisami - to należy potrącenia zrealizować.

 

W związku z tym, że ustawowy obowiązek wystąpienia przez pracodawcę samorządowego do KRK o udzielenie informacji dotyczy osób, które w dniu wejścia w życie ustawy były pracownikami samorządowymi zatrudnionymi na stanowiskach urzędniczych – to jeśli takie osoby pracowały wówczas przy realizacji projektu - koszt udzielenia informacji KRK będzie kwalifikowalny.
Rozliczenie kosztu: na podstawie rachunku nabycia znaków opłaty sądowej i kserokopii dokumentów świadczących o złożeniu zapytań (lub otrzymaniu informacji) dotyczących osób pracujących w dniu wejścia w życie ustawy przy realizacji projektu.

Nie ma natomiast żadnego uzasadnienia do refundacji kosztu udzielenia informacji poniesionego przez osobę nowo zatrudnianą w projekcie: praca w projekcie nie wiąże się z koniecznością przedkładania informacji z KRK, nie ma również wg naszego rozeznania ustawowego obowiązku refundacji kosztu przez pracodawcę w przypadku nowo zatrudnianych pracowników samorządowych.

 

W uzupełnieniu odpowiedzi na wcześniej zadane pytanie informujemy, że dla KSW projektowane zmiany są dopuszczalne, o ile zostaną przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi w PIW EQUAL przepisami i zasadami. Rozumiemy, że oprócz dokonania ewentualnych przesunięć środków pomiędzy kategoriami w budżecie, zostaną dokonane w miarę potrzeby odpowiednie zmiany w umowie o PRR, wniosku o dofinansowanie Działania czy też w umowie o dofinansowanie Działania.

Natomiast z uwagi na to, że w pytaniu uzupełniającym pojawiła się informacja, iż chodzi o doradztwo na rzecz Beneficjentów - o czym wcześniej nie wspomniano – nie rozstrzygamy jakie przeniesienie pomiędzy kategoriami w budżecie będzie konieczne. Otóż w sytuacji, gdy usługi doradcze są bezpośrednio dla Beneficjentów Ostatecznych to powinny być klasyfikowane w kategorii IV. Jeśli natomiast doradztwo realizowane jest na rzecz Partnerstwa – wówczas niezbędne będzie zaplanowanie środków w kategorii III.

 

Miesięczne rozliczenie czasu pracy oraz wynagrodzenia osoby pracującej na rzecz dwóch Działań powinno odbywać się na podstawie karty czasu pracy - a na dokumencie księgowym (np. lista płac) załączanym do wniosku o płatność należy przedstawić rozliczenie wynagrodzenia na rzecz poszczególnych Działań na podstawie karty czasu pracy. Wynikające z budżetów proporcje czasu pracy (i wynagrodzenia) danej osoby na rzecz każdego z Działań nie muszą być zachowane w każdym miesiącu – istotne jest dotrzymanie zaplanowanego limitu kosztów wynagrodzenia tej osoby dla całego Działania. Warto pamiętać, iż wydatek jest kwalifikowalny w szczególności jeśli jest faktycznie poniesiony i rzetelnie udokumentowany.

 

Z uwagi na wynikający z obowiązujących przepisów oraz praktyki tryb i terminy dokonywania odpisów na zfśs i ich korekty – nie ma przeszkód, aby UJ dokonał we wniosku o płatność rozliczenia kwoty odpisu, a następnie w innym wniosku – ewentualnej korekty tej kwoty odpisu. Do wniosku o płatność należy dołączyć źródłowy dokument księgowy dot. kwoty dokonanego odpisu, a do wniosku o płatność zawierającego rozliczenie korekty - źródłowy dokument księgowy dot. korekty kwoty odpisu.

W kol. 10 tabeli należy wpisać wynikającą z załączonego dokumentu księgowego wartość całego dokonanego odpisu, w kol. 11 – powtórzyć wartość z kol. 10, w kol. 12 – należy wpisać kwotę odpisu dotyczącą pracowników projektu EQUAL. W przypadku korekty – należy postąpić jak wyżej wpisując odpowiednio kwoty wynikające z dokonanej udokumentowanej korekty.
Odnosząc się do Państwa obaw związanych z rozliczeniem po 31.12.2007 r. informujemy, że będzie możliwość rozliczeń w okresie do 2 – 3 tygodni po tym terminie.

 

Brak w pytaniu informacji o tym, dlaczego ma nastąpić zmiana formy rozliczenia. Dlatego też podajemy ogólną zasadę stosowaną przy rozliczeniach. Jeśli umowa cywilno-prawna była podpisana z osobą fizyczną nie będącą czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, to powinna być rozliczana tylko za pomocą rachunków. Jeśli umowa cywilno-prawna była podpisana z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą to można przyjąć, iż zaistniały warunki, w których osoba ta stała się podatnikiem VAT i musi rozliczać się z zastosowaniem faktury VAT. Jeśli natomiast dotychczasowa umowa cywilno-prawna zawarta z osobą fizyczną ma być zastąpiona umową na wykonanie usługi z osoba prawną – wówczas zmieni się nie tylko sposób rozliczenia (z rachunku na fakturę), ale należałoby również dokonać zmiany w budżecie i przenieść środki z kat. I do kat. III.

Brak szczegółów w zadanym pytaniu nie pozwala jednoznacznie sprawy rozstrzygnąć.
 
Niezależnie od powyższego przypominamy, iż zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowalności wydatki osobowe na podstawie umów cywilno – prawnych są wydatkami klasyfikowanymi do kategorii I, natomiast wydatki związane z realizacją umów z osobami prawnymi lub instytucjami nieposiadającymi osobowości prawnej należy uwzględniać w kategorii III. Ponadto w kategorii I kwalifikuje się wydatki związane z realizacją umów cywilno-prawnych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej i świadczącymi usługi merytoryczne na rzecz projektu.

 

Zmiana rodzaju umów z umów cywilno-prawnych na umowy o pracę jest dopuszczalna i do zaakceptowania, o ile wydatki z nimi związane nie będą wyższe niż planowane w budżecie. Natomiast jeśli zmiana rodzaju umowy wymagałaby poniesienia większych kosztów niż wcześniej planowane – należałoby postąpić zgodnie z zasadami dokonywania zmian w budżecie i uzyskać wcześniejszą zgodę KSW. Do wniosku o płatność należy oczywiście przedstawić odpowiednie dokumenty związane ze sprawą.

 

Świadczenie urlopowe wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest wydatkiem kwalifikowalnym.

 

Sfinansowanie zakupu paczek świątecznych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy w instytucji utworzono ZFŚS i regulamin tego funduszu przewiduje zakup takich paczek. Natomiast wypłaty nagród, premii, dodatków są możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy jest to zgodne z regulaminem wynagradzania przyjętym przez pracodawcę przed przystąpieniem jednostki do Programu EQUAL.

 

W odpowiedzi na pytanie nr 20 (cała treść pytania na górze srtony)  i w nawiązaniu do wcześniej prezentowanego stanowiska informujemy:

• podtrzymujemy dotychczasowe stanowisko, iż nota może być wystawiona nie tylko w celu korygowania zapisu, niemniej jednak oczekujemy ostatecznej decyzji IZ w tej sprawie;
• zgodnie z wcześniejszą odpowiedzią, iż można dokonać rozliczenia „z zastosowaniem jednej z obowiązujących, ale możliwych do zastosowania przez Partnera – form rozliczeń...” – jest możliwość rozliczenia za pomocą rachunku;
• wydatki związane z personelem Partnerstwa udokumentowane rachunkami zaliczane są do kategorii I.

 

W przypadku wystąpienia dobrowolnych potrąceń z wypłaty pracowników do wniosku powinien zostać dołączony odpowiedni dokument stwierdzający rodzaj potrącenia oraz jego kwotę, potwierdzenie zapłaty potrącenia (cykliczne lub jednorazowe) oraz na liście płac pracowników w pozycji potrąceń powinna znaleźć się kwota egzekwowanego świadczenia.

 

Kwotą kwalifikowaną jest wynagrodzenie pracownika brutto – a zatem obciążenia pracownika zatrudnionego na umowę o pracę egzekwowane z jego wynagrodzenia stanowią wydatek kwalifikowalny, a dokument na podstawie którego są dokonywane potrącenia powinien znaleźć się w Tabeli (20).

 

• Zgodnie z komunikatem nr 73 z dnia 13.07.2006 r. kwalifikowalnym wydatkiem jest odpis na zfśs (z uwzględnieniem liczby osób zatrudnionych przy realizacji projektu).
• Wypłaty ryczałtów, wypłaty o charakterze ryczałtu są wydatkami niekwalifikowalnymi.

 

Przekazujemy niniejszym stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie kwalifikowalności składki (odpisu) na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: W ramach sektorowego Programu Operacyjnego  Rozwój Zasobów Ludzkich oraz Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL kwalifikowalne są nie tylko wydatki związane z wynagrodzeniami, ale wszelkie podatki i składki  powszechnie obowiązujące w tym składki na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Wynika to z faktu, że przedmiotowe wydatki są traktowane jako koszty ogólne zgodnie z zasadą 1 „Wydatki rzeczywiście poniesione” Rozporządzenia Komisji (WE) 448/2004.

 

Informujemy, że jest możliwe ubieganie się o zwrot i kwalifikowanie kosztów ponoszonych w związku z obowiązkowymi (ustawowo określonymi) składkami (w tym na FP i FGŚP). Jednakże niezbędnym warunkiem uznania kwalifikowalności tych wydatków jest wcześniejsze zaplanowanie środków na ten cel w budżecie danego Działania.

 

Jeśli pracownicy, pobierający wynagrodzenia z takimi dodatkami są oddelegowani do pracy przy realizacji projektu w wymiarze określonej części etatu to:

• w takiej sytuacji można uznać za kwalifikowalną adekwatną do tej części etatu kwotę dodatku za wysługę lat;
• natomiast dodatek funkcyjny, również w odpowiedniej do tej części etatu kwocie byłby kwalifikowalny jedynie w sytuacji, gdy praca na rzecz projektu wymaga takiej funkcji, za jaką ten dodatek przysługuje.

 

Do kategorii I kwalifikuje się:

• koszty osobowe związane z personelem zatrudnionym na podstawie umów o pracę (w szczególności wynagrodzenia, pochodne od wynagrodzeń).
• koszty prac/usług osób fizycznych na rzecz projektu na podstawie umów cywilno – prawnych zawartych z tymi osobami.

Natomiast nie kwalifikuje się do kategorii I - kosztów prac/usług na podstawie umów z osobami prawnymi lub podmiotami nie posiadającymi osobowości prawnej.

 

Jest możliwe zaakceptowanie zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia osoby już zatrudnionej na umowę o pracę pod warunkiem, że odbywa się to sporadycznie i umowy te dotyczą różnego zakresu/rodzaju prac. Istotne jest też m.in. aby formalny, obowiązujący pracownika czas pracy i czasochłonność pracy zleconej nie wykluczały możliwości rzetelnego wykonywania obowiązków pracowniczych, a także by nie rodziły wątpliwości co do faktycznego wykonywania zlecenia poza godzinami pracy na podstawie umowy o pracę. Ze swej strony nie rekomendujemy takich rozwiązań i zwracamy uwagę, że sytuacja zatrudniania „w podwójnym charakterze” jest z reguły wnikliwie analizowana przez różne organa kontrolne.

 

Informujemy, iż osoba pełniąca funkcję koordynatora powinna wystawić wewnętrzną notę obciążającą na swoją firmę (na Partnera – osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą) na kwotę odpowiadającą ustalonemu wynagrodzeniu  koordynatora. Następnie Partner – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - rozliczy poniesione wydatki z Administratorem na zasadach przyjętych w tym Partnerstwie, tj. wystawi odpowiednią notę zbiorczą lub fakturę.

 

Możliwe są dwa rozwiązania:

• Wystawianie przez Partnera - jako osobę fizyczną na własną firmę wewnętrznej noty księgowej zawierającej opis wydatku (w tym na przykład czas pracy nad danym zadaniem, stawkę godzinową itd.). Następnie Partner już jako firma rozlicza poniesione wydatki z Administratorem wystawiając odpowiednio: fakturę, rachunek lub notę.
• Samozatrudnienie właściciela firmy we własnej firmie  na umowę o pracę jako koordynator projektu  - Partner jako właściciel firmy może ustanowić pełnomocnika firmy wyłącznie do wykonania czynności zawarcia takiej umowy o pracę.

Koszty podróży właściciela firmy winny być rozliczane odpowiednio do przyjętej  jednej z powyższych dwóch możliwości rozliczenia i zatrudnienia, a wysokość wynagrodzenia winna być ustalona na podstawie limitów IZ. Zysk firmy nie może być brany pod uwagę w kalkulacji wynagrodzenia.

 

• Co do zasady osoby pracujące w ramach projektów finansowanych ze środków PIW EQUAL  powinny być zatrudniane na podstawie umów o pracę. W wyjątkowych sytuacjach, w szczególności w odniesieniu do osób pracujących jedynie w krótkich okresach, dopuszcza się zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia.
• Nie akceptujemy zatrudnienia na podstawie umów zlecenia odnawianych okresowo co trzy miesiące.
• Ponadto zwracamy uwagę, że dla osób już pracujących – dodatkowe zatrudnienie czy to na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia nie może co do godzin pracy i zakresu „pokrywać się” z zatrudnieniem podstawowym, a także nie może formalnie łącznie stanowić wysiłku ponad akceptowalne wymiary, w tym ponad ograniczenia wynikające z przepisów prawa pracy. Tego rodzaju sytuacje mogą stanowić pole do nadużyć, mogą budzić wątpliwości co do faktycznego wykonywania pracy dodatkowej w czasie poza godzinami pracy podstawowej.

 

Ze środków EQUAL mogą być sfinansowane oprócz wynagrodzeń, obowiązkowych składek i zaliczek na podatek - również inne świadczenia na rzecz pracownika, w tym premie, o ile wynikają z regulaminu zakładowego (wewnętrznego). Wg Przewodnika administracyjno – finansowego dla Partnerstw….: „do kosztów kwalifikowalnych nie zalicza się wypłat uznaniowych, nie mających podstawy w przepisach prawa”.

A zatem, jeśli premia jaka ma być wypłacana pracownikowi spełnia powyższe warunki i będzie jednoznacznie powiązana z pracą na rzecz projektu, a także będzie właściwie udokumentowana – nie ma przeszkód w uznaniu kwalifikowalności wydatków na ten cel.

 

Możliwość wypłaty nagród ze środków PIW EQUAL istnieje jedynie w sytuacji, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

• regulamin wynagradzania w danej jednostce przewiduje wypłatę określonego rodzaju nagród;
• regulamin ten był ustalony jeszcze przed przystąpieniem tej jednostki do realizacji projektu PIW EQUAL;
• regulamin ten został zaakceptowany przez KSW.

Bez spełnienia ww warunków wypłacone nagrody nie mogą być kosztem kwalifikowalnym w ramach PIW EQUAL.

 

W odniesieniu do spółki cywilnej i spółki jawnej możliwe jest zastosowanie następujących form zatrudnienia wspólnika: na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno – prawnej. W świetle dostępnych wyroków SN i innych interpretacji prawnych można przyjąć, że zatrudnienie wspólnika w spółce - na podstawie umowy o pracę jest możliwe (o ile przedmiotem tej umowy nie będzie prowadzenie i reprezentowanie spółki). A zatem Partnerzy mogą zastosować taką formę zatrudnienia.

Natomiast w odniesieniu do Partnera prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą możliwe są dwa rozwiązania:

• wystawienie przez Partnera (jako osobę fizyczną) na jego firmę wewnętrznej noty księgowej zawierającej opis wydatku (w tym na przykład czas pracy nad danym zadaniem, stawkę godzinową itd.). Następnie Partner jako firma obciąża Administratora wystawiając odpowiednio: fakturę, rachunek lub notę.
• samozatrudnienie Partnera na umowę o pracę, ale w tym celu niezbędne jest ustanowienie przez Partnera prowadzącego działalność gospodarczą – pełnomocnika do wykonania czynności zawarcia umowy o pracę.

 

Sytuacja tego rodzaju jest dopuszczalna, przy czym osoba ta może być BO poza czasem pracy w ramach projektu finansowanym ze środków projektu. Osoba ta musi spełniać kryteria Beneficjenta Ostatecznego w danym projekcie. Należy też dopilnować, aby nie doszło do podwójnego finansowania ze środków PIW EQUAL tych samych kosztów raz jako poniesionych przez pracownika, a drugi raz jako poniesionych przez BO. Należy też zwrócić uwagę na możliwość wystąpienia pomocy publicznej (dla pracodawcy - jeżeli jest to pracownik zatrudniony na etacie lub dla tej osoby jeżeli samodzielnie prowadzi działalność gospodarczą).

 

Stanowisko Instytucji Zarządzającej w sprawie kwalifikowalności uczestnictwa osób zatrudnionych przy realizacji projektów PIW EQUAL w szkoleniach, studiach finansowanych ze środków PIW EQUAL jest następujące:

Osoby zatrudnione przy realizacji projektów mogą uczestniczyć w szkoleniach organizowanych przez Krajową Strukturę Wsparcia (KSW). Ponadto dopuszczalne jest uczestnictwo w szkoleniach dotyczących sposobu funkcjonowania i zarządzania Partnerstwem, o ile szkolenia te nie są ujęte w planie szkoleń KSW na dany rok.

Jeżeli chodzi o udział w szkoleniach, studiach osób zatrudnionych przy realizacji projektów PIW EQUAL w charakterze beneficjentów ostatecznych, to koszty związane z tymi formami wsparcia mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem, że osoby te spełniają jedno z podanych niżej kryteriów:

• zatrudnienie w projekcie jest jedną z form zaangażowania osób doświadczających dyskryminacji i nierówności na rynku pracy (empowerment), przewidzianą w umowie o Partnerstwie na Rzecz Rozwoju przy jednoczesnym spełnieniu przez tę osobę kryteriów udziału w projekcie

      lub

• jednym z celów Partnerstwa określonych w umowie PRR jest podniesienie kompetencji organizacji/instytucji w zakresie wynikającym z testowanego przez Partnerstwo modelu, a jej pracownik zatrudniony przy realizacji projektu PIW EQUAL jest jednocześnie, w ramach swoich obowiązków służbowych lub jako wolontariusz, zaangażowany w działanie organizacji/instytucji wykraczające poza zadania związane z realizacją projektu PIW EQUAL, czyli w zadania w zakresie których organizacja/instytucja jest beneficjentem ostatecznym PIW EQUAL.

Jednocześnie IZ podkreśla, że zarówno w przypadku tego samego projektu, jak również innego projektu niż ten, w którym osoba jest zatrudniona, warunkiem uznania kosztów za kwalifikowalne jest spełnienie przez tę osobę kryteriów udziału w projekcie jako beneficjenta ostatecznego określonych w umowie PRR.

 

Można zwiększyć wynagrodzenia pracowników jeżeli powiększa się ich zakres obowiązków wynikający z realizacji Działania 3. Należy jednak pamiętać o odrębnym rozliczaniu czasu pracy, a co za tym idzie i wynagrodzenia na rzecz każdego z Działań.

Nie ma szczegółowych wytycznych dotyczących zwiększania wynagrodzenia. Dotychczasowe stosowane zasady to: jeżeli pracownik był wcześniej zatrudniony w danej instytucji to przy realizacji projektu może mieć wynagrodzenie ustalone odpowiednio do tego jakie pobierał przed zatrudnieniem w projekcie. Natomiast jeżeli jest zatrudniany dopiero do realizacji projektu to poziom wynagrodzenia ustalany jest w toku negocjacji budżetowych.

Jeżeli jedna osoba będzie zatrudniona przy realizacji dwóch Działań: 2 i 3, to lista płac zawierająca wynagrodzenie tej osoby będzie wykazywana zarówno we wniosku o płatność dla Dz. 2, jak i we wniosku o płatność dla Dz.3, a rozliczana w kwotach odpowiadających pracy wykonywanej przez tę osobę na rzecz każdego z Działań odrębnie. Czas pracy musi być udokumentowany kartą czasu pracy z podziałem godzin (dni) pracy na rzecz każdego z Działań.

 

Jest to sytuacja do zaakceptowania, przy czym należy uwzględnić następujące warunki:

Umowa zlecenie wraz z umową o pracę nie mogą łącznie dotyczyć takiej liczby godzin pracy, która budziłaby zastrzeżenia z punktu widzenia ograniczeń jakie można wywieść z przepisów prawa pracy, a także która budziłaby wątpliwości co do faktycznej realizacji zadań w ramach limitów czasowych przypisanych do każdej z umów odrębnie. Wg naszej oceny maksymalne dodatkowe zaangażowanie w ramach umowy zlecenia osoby zatrudnionej na umowę o pracę w wymiarze całego etatu - może odpowiadać w takiej sytuacji co najwyżej 0,25 etatu.

Ponadto przypominamy, że w przypadku gdy kwota wynagrodzenia koordynatora przewidziana w ramach umowy zlecenia dla całego Działania 3 ma być wyższa od 6 tys. euro – może być konieczne zastosowanie odpowiedniej procedury udzielenia zamówienia publicznego (w zależności od podmiotu zlecającego).