Fundacja FUNDUSZ WSPÓŁPRACY

Szanowni Państwo,

Krajowa Struktura Wsparcia na bieżąco monitoruje, a także dokonuje okresowych analiz przebiegu realizacji Działania 2, tak w zakresie merytorycznym, jak i finansowym. Z niepokojem odnotowujemy narastające opóźnienia realizacji projektów i wykorzystania środków finansowych zaplanowanych na ten cel. Na podstawie analizy sporządzonej na dzień 31 sierpnia 2006 r., tj. po upływie 40% czasu przewidzianego na realizację Działania 2, stwierdzamy opóźnienia w realizacji płatności (wnioskowanie Partnerstw o środki) jak i opóźnienia w wydatkowaniu funduszy przekazanych Partnerstwom ( rozliczanie wydatków). Do końca sierpnia Partnerstwa potwierdziły wydanie zaledwie 11% budżetu działania 2.

Zwracamy przy tym Państwa uwagę na fakt, że Partnerstwa dokonywały zmian harmonogramów płatności w stosunku do pierwotnie planowanych, co jak mogłoby się wydawać - powinno dać gwarancję realizacji w zgodzie z tymi harmonogramami zweryfikowanymi przecież przez podmioty znające faktyczne możliwości realizacji, a co za tym idzie i wykorzystania środków w proponowanych terminach. Od momentu podpisania umów o dofinansowanie Działania 2 do końca sierpnia br. dokonano już 78 zmian harmonogramów (poprzez aneksowanie tych umów). W wyniku tych 78 zmian harmonogramów Partnerstwa zmniejszyły zapotrzebowanie na środki niezbędne do realizacji projektów w omawianym okresie i przesunęły potrzeby w tym zakresie na okresy późniejsze. Pierwotnie Partnerstwa zgłosiły zapotrzebowanie na kwotę 271,8 mln zł, która w wyniku zmian w harmonogramach płatności uległa zmniejszeniu do wysokości 238,9 mln zł, tj. aż o prawie 33 mln zł (tj. o 12%). Mimo tak znaczącego zmniejszenia pierwotnie planowanych płatności do dnia 31 sierpnia br. Partnerstwa wystąpiły zaledwie o 176,8 mln zł, czyli o 62 mln zł mniej niż planowano po zmianach, a aż o prawie 95 mln zł mniej niż wynikałoby to z harmonogramów przed zmianami.

Najbardziej jednak niepokojący jest niski poziom wydatkowania i rozliczania środków przekazanych Partnerstwom, co najlepiej obrazują dane dotyczące wniosków o płatność złożonych przez Partnerstwa w KSW do dnia 31 sierpnia 2006 r. Do końca sierpnia KSW otrzymała 272 wnioski o płatność, które dokumentują wydatkowanie zaledwie 62,4 mln zł tj. 35 % środków przekazanych na rachunki bankowe Partnerstw. Z kwoty wydatków przedłożonych przez Partnerstwa we wnioskach o płatność KSW mogła uznać za prawidłowo udokumentowane wydatki na kwotę 48, 9 mln zł. Trzeba jednocześnie zwrócić uwagę na fakt, że powyższa kwota wydatków uznanych przez KSW za kwalifikowalne, jest niższa od kwoty zawartej w przekazanych wnioskach o płatność o prawie 13,5 mln zł. Oznacza to, że średnio ponad 21% wydatków deklarowanych we wnioskach o płatność było niekwalifikowalne. Kwota 13,5 mln zł nie została zaakceptowana do rozliczenia z uwagi na występujące błędy oraz nieprawidłowości we wnioskach a także w dokumentacji wydatków. Chcemy w tym miejscu, kolejny już raz, zwrócić Państwa uwagę na najczęściej występujące błędy i nieprawidłowości, jakie są powodem nie uznawania za kwalifikowalne wydatków przedstawianych we wnioskach o płatność. Są to w szczególności: brak dokumentów źródłowych, wymaganych oświadczeń, potwierdzeń płatności, brak dokumentów rozliczających Partnerów z Administratorem, niedostosowanie rodzaju zawartej umowy (cywilno - prawnej, czy o pracę) do faktycznego przedmiotu umowy, nieprawidłowa kalkulacja kwoty kwalifikowanej, nieprawidłowości w rozliczaniu podróży krajowych i zagranicznych.
Niezbędna jest zatem szczególna staranność w przygotowaniu wniosków o płatność i dokumentacji do tych wniosków dołączanej, co w konsekwencji przyczyni się do poprawienia przepływu środków i ich wykorzystania.

Niezależnie od powyższego zwracamy Państwa uwagę na fakt, że do dnia 31 sierpnia br. 10 Partnerstw nie rozliczyło płatności zaliczkowych (nie potwierdziło wydatkowania 80% zaliczki otrzymanej na finansowanie projektu), w tym 5 nie złożyło nawet jednego wniosku pośredniego cząstkowego. Nie można jednak w tym miejscu nie zauważyć, że są również Partnerstwa działające dobrze, bez poważniejszych zastrzeżeń. W szczególności wymienić trzeba te, które:

• nie aneksowały umów o dofinansowanie Dzialania 2 i nie dokonały zmian w harmonogramach - są to Partnerstwa realizujące projekty: „Partnerstwo dla Zawidawia. Program Zakrzów. Peryferie Lokomotywą dla Wrocławia" (A 0364 d2), „Na Fali" (D 0450 d2), „Mentoring przez IT" (F 0238 d2).
• nie miały dotychczas problemów z rozliczaniem otrzymanych płatności - są to Partnerstwa realizujące projekty: „Rozwój umiejętności życiowych młodych intelektualnie sprawnych ale ruchowo niepełnosprawnych MISARN" (A 0126 d2), „EUROSTER - Partnerstwo na rzecz zdolności adaptacyjnych pracowników przemysłu okrętowego" (F 0515 d2).

Na zakończenie chcemy jeszcze zwrócić Państwa uwagę na strukturę zrealizowanych dotychczas wydatków. Otóż do dnia 31 sierpnia br. wydatki kwalifikowalne poświadczone przez KSW w ramach wniosków o płatność poniesione na rzecz personelu to aż 63% ogółu wydatków, a wydatki związane z udziałem Beneficjentów Ostatecznych to tylko 5,5% wydatków.

Szanowni Państwo, Krajowa Struktura Wsparcia samodzielnie lub wspólnie z Instytucją Zarządzającą podjęła wiele działań mających na celu usprawnienie całego procesu realizacji projektów, w tym również realizacji płatności i weryfikacji wniosków. Opracowany został nowy wzór umowy o dofinansowanie Działania upraszczający, w porównaniu z dotychczas obowiązującym, realizację projektu, jednakże dotychczas jedynie 17 Partnerstw wystąpiło o zmianę umowy o dofinansowanie Działania 2. Od początku Działania 2 do końca sierpnia br. KSW zrealizowała jedenaście szkoleń finansowych dla personelu Partnerstw. Opracowano i opublikowano na stronie internetowej 50 komunikatów dotyczących spraw finansowych, w których wyjaśniano zasady programu, stosowanie aktów prawnych oraz omawiano wprowadzone uproszczenia w tym zmniejszenie liczby dokumentów składanych wraz z wnioskami o płatność. Przeprowadzono 46 indywidualnych konsultacji dla Partnerstw odnoszących się tylko i wyłącznie do problemów danego PRR.

Niemniej jednak bez Państwa mobilizacji i intensyfikacji działań - realizacja projektów, a zatem i wykorzystanie zaplanowanych środków jest poważnie zagrożone Apelujemy zatem o dołożenie wszelkich starań w celu przyspieszenia realizacji zadań w ramach projektów, a co za tym idzie - wykorzystania środków planowanych na ten cel.